Traitement de gestion de la scolarité des étudiants mis à disposition par l'Amue

Article 1 - Il est mis à la disposition des établissements publics d'enseignement supérieur relevant du ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche un traitement automatisé de données à caractère personnel permettant la gestion de la scolarité des étudiants, dénommé Application pour l'organisation et la gestion des enseignements et des étudiants (Apogée). 

 

Article 2 - Le traitement a pour finalité, dans la limite des missions respectives des usagers du logiciel :

1. D'assurer la gestion administrative (scolaire et périscolaire) et pédagogique des étudiants des établissements publics de l'enseignement supérieur ou de la recherche, notamment :

- la gestion des inscriptions administratives et pédagogiques ;

- la gestion comptable des paiements et remboursements de droits ;

- la constitution d'une carte d'étudiant permettant de gérer l'accès de l'étudiant à des services universitaires ou interuniversitaires (en particulier : bibliothèques, restaurants, médecine préventive, actions sportives et culturelles, information, orientation et insertion professionnelle) ;

- la préparation des sessions d'examen ;

- la gestion des épreuves et de l'ensemble des activités d'évaluation (notes, stages, autres) en vue de la diplomation des étudiants ;

- la gestion des travaux de recherche des étudiants (thèses, mémoires, autres travaux) et leur exploitation, des habilitations à diriger des recherches (HDR) la gestion des extractions pour la sécurité sociale et les mutuelles ;

- la gestion de façon périodique et automatique des transferts des inscriptions administratives des établissements vers la base centrale du Centre national des œuvres universitaires et scolaires (Cnous) ;

- la remontée des inscrits Post-Bac vers Admission post-bac (APB) via un web service.

2. De mettre à la disposition des étudiants des espaces numériques de travail (ENT) leur permettant d'accéder, via un point d'entrée unique et sécurisé, à un bouquet de services numériques.

3. De permettre un pilotage administratif et pédagogique à partir d'un outil de requêtage ou d'édition de données.

4. De permettre aux établissements, par l'intermédiaire du traitement Sise, une remontée d'informations à des fins de statistiques et de répartition des moyens vers l'administration centrale du ministère chargé de l'enseignement supérieur.

5. De permettre la mise en œuvre d'enquêtes, sur les conditions de vie des étudiants, d'une part, sur leur parcours et leur insertion, d'autre part, conformément aux textes législatifs et réglementaires en vigueur.

6. D'organiser les élections statutaires au sein de l'établissement.

 

Article 3 - Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont les suivantes :

1. Concernant l'étudiant :

a) L'identité (le nom, les prénoms), la civilité, le sexe, la date et le lieu de naissance, la nationalité, la photographie (sous réserve d'un consentement exprès), l'adresse, le numéro de téléphone fixe ou mobile, l'adresse de courrier électronique, la nature des équipements et des services nécessaires à la prise en charge d'un handicap éventuel.

b) Le numéro transmis à l'administration centrale par l'intermédiaire du traitement Sise.

c) La couverture sociale de l'étudiant : le numéro d'inscription au Répertoire national d'identification des personnes physiques exclusivement utilisé à des fins d'immatriculation des étudiants à la sécurité sociale ou de gestion des consultations médicales opérées par le service de médecine préventive universitaire ou interuniversitaire (feuille de soin électronique).

d) La situation sociale : situation familiale, situation militaire, logement, vie professionnelle, situation financière (salarié, boursier), professions et catégories socioprofessionnelles (PCS).

e) L'activité périscolaire : pratique d'un sport ou de toute autre activité proposée par un service universitaire ou interuniversitaire.

f) Les modalités d'entrée et d'inscription dans l'enseignement supérieur, les formations et les diplômes : notamment la série du baccalauréat avec l'année d'obtention, les équivalences, l'année et l'établissement de première inscription, la mention de l'existence d'une interdiction temporaire ou définitive d'inscription, le dernier diplôme obtenu dans l'université publique française et/ou tout autre diplôme obtenu (type, cursus, intitulé, lieu, année), domaine de formation en vue de l'obtention d'un diplôme (spécialité, finalité, discipline, cycle, cursus, crédits européens associés, école doctorale, étape, nombre d'inscriptions, témoin de présence aux examens), stage.

g) Les notes obtenues par l'étudiant : toute note obtenue par l'étudiant au cours de son cursus, quelle que soit la discipline, et que seuls les enseignants concernés sont habilités à connaître.

2. Concernant les parents : l'identité (le nom, le prénom), uniquement dans le cadre de la première affiliation de l'étudiant à la sécurité sociale, professions et catégories socioprofessionnelles (PCS).

3. Concernant les informations relatives aux modalités d'entrée et d'inscription dans l'enseignement supérieur et aux formations et diplômes : notamment la série du baccalauréat avec l'année d'obtention, les équivalences, l'année et l'établissement de première inscription, la mention de l'existence d'une interdiction temporaire ou définitive d'inscription, le dernier diplôme obtenu dans l'université publique française et/ou tout autre diplôme obtenu (type, cursus, intitulé, lieu, année), domaine de formation en vue de l'obtention d'un diplôme (spécialité, finalité, discipline, cycle, cursus, crédits européens associés, école doctorale, étape, nombre d'inscriptions, témoin de présence aux examens), stage.

 

Article 4 - La durée de conservation de ces données est laissée à l'appréciation de chaque établissement en fonction des besoins du service d'enseignement supérieur. Cependant, elle ne pourra excéder, à compter de la date de la dernière inscription de l'étudiant dans l'établissement :

- en base active : 3 ans ;

- puis, en base intermédiaire : 7 ans.

Un récapitulatif de la situation administrative et pédagogique de l'étudiant pourra être conservé 50 ans à compter de la date de la dernière inscription de l'étudiant dans l'établissement.

 

Article 5 - Sont seuls destinataires des informations traitées, dans la limite de leurs attributions respectives, et aux seules fins de l'accomplissement de leurs missions :

1. Au niveau de l'administration centrale, les agents habilités :

a) de la direction de l'évaluation, de la prospective et de la performance, de la direction générale pour l'enseignement supérieur et l'insertion professionnelle, (DGESIP) ;

b) de la direction générale pour la recherche et l'innovation (DGRI) ;

c) de la direction générale des finances publiques (DGFIP).

2. Au niveau du rectorat, les agents habilités :

a) de la chancellerie des universités ;

b) du service statistique rectoral.

3. Au niveau des établissements, les agents habilités :

a) des services de la présidence, de la direction générale des services ou du secrétariat général de l'établissement et de l'agence comptable ;

b) des services de scolarité centrale, des composantes et services communs tels qu'ils sont définis aux articles L. 713-1 et L. 714-1 du code de l'éducation

c) de tout autre service universitaire ou interuniversitaire de gestion des enseignements et activités périscolaires proposés à l'étudiant ;

d) du corps professoral  susceptible d'accéder aux informations relatives à la saisie des notes.

4° Les agents spécifiquement habilités :

a) des organismes de sécurité sociale et des mutuelles étudiantes ;

b) de l'observatoire de la vie étudiante ;

c) du centre national des œuvres universitaires et scolaires (Cnous) et des centres régionaux et locaux des œuvres universitaires et scolaires (Crous et Clous) ;

d) du Cereq ou tout autre service statistique public conformément à la loi n° 51-711 du 7 juin 1951 sur l'obligation, la coordination et le secret en matière de statistiques ;

e) de la Trésorerie Générale ;

f) de l'Agence bibliographique de l'enseignement supérieur (Abes) ;

g) de l'Admission post-bac (APB) ;

h) des organismes publics et privés partenaires de l'établissement d'enseignement, uniquement dans le cadre de la création de structures interuniversitaires (Pres, UNR, fondations, autres structures), de conventions de formation ou bien de l'accueil de stagiaires ;

i) des établissements de droit public ou de droit privé, membres de la fédération Éducation-Recherche, uniquement pour fournir les services numériques en ligne définis par cette fédération.

Les prestataires commerciaux des plateformes d'enseignement en ligne ne seront destinataires d'aucune donnée à caractère personnel. Aucune des données à caractère personnel transmises à des partenaires privés ne sont susceptibles de réutilisation commerciale.

 

Article 6 - Droit d'information des personnes concernées :

Conformément à l'article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, la personne auprès de laquelle sont recueillies des données à caractère personnel la concernant est informée par l'établissement dans lequel elle est inscrite, de l'identité du responsable du traitement, de la finalité poursuivie par le traitement, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses, des conséquences éventuelles, à son égard, d'un défaut de réponse, des destinataires ou catégories de destinataires des données, des droits qu'elle tient des dispositions de la section 2 du chapitre 5 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et, le cas échéant, des transferts de données à caractère personnel envisagés à destination d'un État non membre de la Communauté européenne.

L'information peut lui être apportée par tout moyen choisi par l'établissement (courrier, courriel, mention sur les documents d'inscription et autres formulaires de suivi de la scolarité, en ligne sur le site de l'établissement).

Le transfert de données ou de dossiers à l'étranger effectué dans le cadre de la mobilité internationale des étudiants sera soumis au recueil du consentement exprès de l'intéressé.

Droit d'accès :

Le droit d'accès prévu par l'article 39 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 susvisée s'exerce auprès du responsable de l'établissement dans lequel l'étudiant est inscrit.

Droit d'opposition :

Conformément à l'alinéa 1 de l'article 38 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 susvisée, le droit pour toute personne physique de s'opposer, pour des raisons légitimes, à ce que des données à caractère personnel la concernant fassent l'objet d'un traitement ne s'applique pas au traitement objet de la présente décision.

Conformément à l'article 40 de la même loi, toute personne physique justifiant de son identité peut exiger que soient, selon les cas, rectifiées, complètes, mises à jour, verrouillées ou effacées les données à caractère personnel la concernant, qui sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation est interdite.

 

Article 7 - Un système d'authentification et de traçabilité des données est assuré par mot de passe et profils d'habilitation définissant pour chaque utilisateur les fonctions autorisées (lecture, écriture, modification) et les catégories d'informations ou fonctions accessibles.

L'ensemble des exigences de sécurité à respecter par les établissements utilisant le traitement est regroupé dans le cahier des charges d'implantation du produit réalisé par l'Amue (à partir de la version 4.40).

Les établissements concernés s'engagent à mettre en œuvre l'ensemble des mesures de réduction de risques prévues et conseillées par l'analyse de sécurité également réalisée par l'Amue.

 

Article 8 - La mise en œuvre du traitement mentionné à l'article 1 par chaque établissement public d'enseignement supérieur ou de recherche est subordonnée à l'envoi préalable à la Commission nationale de l'informatique et des libertés, en application du III de l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, d'un engagement de conformité à la présente décision.

Tout autre traitement de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de la gestion des étudiants et des enseignements devra faire l'objet d'une formalité préalable distincte.

 

Article 9 - La présente décision sera publiée au Bulletin officiel du ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche (B.O.ESR).

 

À Paris, le 27 mars 2013