Relations en matière d'activités de valorisation et de transfert entre les établissements publics de recherche et d'enseignement supérieur et les structures privées

Les articles L. 533-3 (anciennement l'article L. 321-6) du code de la recherche et L. 762-3 du code de l'éducation autorisent les établissements publics de recherche et d'enseignement supérieur[1] à déléguer, par convention, à une personne morale ou entité de droit privé (dénommée structure privée), les activités visées à l'article L. 533-2 (anciennement article L. 321-5) du code de la recherche et à l'article L. 123-5 du code de l'éducation, à savoir :

- assurer par convention des prestations de service ;

- gérer des contrats de recherche ;

- exploiter des brevets et licences ;

- commercialiser les produits de leurs activités.

Ces activités doivent être exercées dans le cadre des objectifs définis à l'article L. 112-1 du code de la recherche.

La présente circulaire a pour objectif de présenter, dans ce contexte, les modalités d'approbation des conventions prévues à l'article L. 533-3 du code de la recherche et L. 762-3 du code de l'éducation. Il sera tenu compte notamment :

1. de la capacité financière et des moyens de gestion de la structure privée ;

2. de l'adéquation des activités confiées à la structure privée avec la politique de l'établissement ;

3. de l'équilibre des droits et obligations entre la structure privée et l'établissement.

Les conventions doivent être soumises à l'approbation de la ou les tutelles avant signature par l'établissement et la structure privée, sauf exception prévue au point 3.

1. Le contenu du dossier de demande d'approbation de la convention

Le dossier de demande d'approbation de la convention doit comporter les éléments d'information suivants, l'établissement pouvant apporter au dossier toute autre pièce qui lui semble pertinente :

1.1 Éléments relatifs à la structure privée

La capacité financière et les moyens de gestion de la structure privée partie prenante à la convention, sont présentés pour permettre, d'une part, d'apprécier si ladite structure privée a une taille en adéquation avec les activités qui lui seront confiées, et, d'autre part, de s'assurer de son équilibre financier et de la qualité de sa gestion.

Le dossier doit présenter :

- les missions de la structure privée ;

- ses statuts ;

- ses éléments comptables sur les trois dernières années (bilan actif/passif, compte d'exploitation et analyse financière), le cas échéant, ainsi que ses éléments comptables prévisionnels ;

- les modalités de la tenue des comptes et la description du système comptable mis en place, la présence d'un commissaire aux comptes, ainsi que les modalités de comptabilité analytique et de calcul des coûts complets ;

- l'organigramme de la structure, l'état des effectifs sur les trois dernières années, le cas échéant, et ses compétences ;

- les rapports d'activités de la structure privée, s'ils existent ;

- le cas échéant, les rapports de contrôle et de constatation des instances administratives et d'inspection et les suites données à ces rapports.

1.2 Éléments relatifs aux relations entre l'établissement et la structure privée

Le dossier doit préciser :

- les liens entre l'établissement et la structure privée ;

- les modalités du contrôle de la structure privée par l'établissement ;

- les modalités d'information du conseil d'administration de l'établissement sur les budgets et les comptes financiers prévisionnels de la structure privée pendant toute la durée d'exécution de la convention ;

- la possibilité pour l'établissement de mener des audits externes ;

- les règles appliquées par l'établissement et la structure privée quant à la propriété et l'exploitation des résultats issus des travaux réalisés dans le cadre des contrats de recherche ;

- les modalités de répartition des recettes et des dépenses liées aux activités de la structure privée entre l'établissement et la structure privée, ainsi que l'indication de toute relation ayant un lien avec ces flux financiers (exemples : mise à disposition, apport en nature) ;

- les procédures d'information entre la structure privée et l'établissement ;

- l'adéquation des activités de la structure privée avec la politique de l'établissement ;

- la représentation de l'établissement dans les instances dirigeantes de la structure privée.

1.3 Éléments relatifs au positionnement de l'établissement et de la structure privée dans l'écosystème de la recherche, du transfert de technologie et de l'innovation

Le dossier doit expliciter le positionnement de l'établissement et de la structure privée dans l'écosystème de la recherche, du transfert de technologie et de l'innovation, et présenter :

- les différentes structures de l'écosystème opérant dans le domaine de la recherche, du transfert de technologie et de l'innovation ainsi que leur champ d'intervention ;

- les éventuels liens contractuels ou capitalistiques entre l'établissement et ces autres structures, ainsi que les éventuelles activités que l'établissement leur a transférées ;

- la manière dont la structure privée et ces autres structures prévoient de s'articuler, afin d'assurer la cohérence du dispositif mis en place par l'établissement pour la valorisation de ses résultats.

1.4 Éléments juridiques

Le projet de convention et les éléments du dossier de demande d'approbation doivent apporter les garanties nécessaires sur les points suivants :

- le respect des règles de la commande publique ainsi que l'absence de situation de gestion de fait ou de prêt de main-d'œuvre illicite, par la remise d'une attestation de l'établissement ;

- la responsabilité et les obligations d'assurance ;

- la durée et les modalités de résiliation de la convention ;

- les modalités de règlement des litiges ;

- la garantie que l'établissement a connaissance des contrats passés par la structure privée et des ressources qui leur sont associées et qu'il peut intervenir pour veiller au respect des missions que la loi lui confie.

2. Les étapes de la procédure d'approbation de la convention

2.1 L'instruction de la demande d'approbation de la convention

L'établissement saisit le service chargé de la valorisation au sein du ministère chargé de la recherche (service instructeur) d'une demande d'approbation accompagnée de la convention et du dossier comportant l'ensemble des éléments listés au 1. de la présente circulaire. Il en informe, par tout moyen, la délégation régionale à la recherche et à la technologie concernée.

Après avoir vérifié que le dossier est recevable et complet, le service instructeur, en lien avec la délégation régionale à la recherche et à la technologie concernée, analyse les éléments fournis au regard des critères précisés au deuxième alinéa de l'article L. 533-3. Cette instruction est effectuée dans le respect des conditions de confidentialité fixées par l'article 25 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires.

Si le dossier n'est pas complet, le service instructeur peut demander à l'établissement de le compléter.

Tout au long du processus, le service instructeur et l'établissement entretiennent un dialogue constructif pour permettre la constitution du dossier complet de demande d'approbation de l'établissement.

2.2 La décision de l'autorité de tutelle de l'établissement

À l'issue de l'instruction, l'autorité (ou les autorités) de tutelle de l'établissement décide(nt), après avis du service instructeur :

- soit d'approuver la convention pour toute sa durée ;

- soit de demander des modifications dans l'organisation ou le fonctionnement des relations mises en place entre la structure privée et l'établissement. Dans ce cas, l'approbation peut être donnée pour une durée limitée mentionnée dans la décision, afin de permettre à l'établissement de fournir les éléments de réponse aux demandes formulées par l'autorité de tutelle dans sa décision. Au terme de ce délai, l'autorité (ou les autorités) de tutelle peut (peuvent), au regard des éléments d'information transmis par l'établissement et après avis du service instructeur, décider d'approuver ou non la convention jusqu'à son terme ;

- soit refuser d'approuver le projet de convention. Ce refus est motivé.

L'autorité (ou les autorités) de tutelle notifie(nt) sa (leur) décision à l'établissement et au service instructeur.

Pendant la période d'approbation, toutes modifications de statut des signataires ou des termes de la convention doivent être notifiées au service instructeur et à la délégation régionale à la recherche et à la technologie concernée afin d'être instruites comme précédemment et peuvent entraîner une dénonciation de l'approbation, si elles conduisent à ne plus en respecter les critères.

3. Dispositions diverses

La présente circulaire abroge et remplace la circulaire n° 2007-1001 du 29 juin 2007 publiée au BOESR n° 27 du 12 juillet 2007.

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[1] Sont regroupés sous cette appellation :

- les établissements publics à caractère scientifique et technologique ;

- les établissements publics d'enseignement supérieur ;