Convention de services entre la sous-direction de la logistique de l'administration centrale, la mission des achats et la mission centre de services partagés dépenses

Entre

La sous-direction de la logistique de l'administration centrale (Saam D), désignée dans le présent document « service prescripteur » ou « délégant », représentée par Edmond Lanoire, sous-directeur de la logistique de l'administration centrale, d'une part,

Et

La mission des achats (Saam-MdA), désignée dans le document « MdA » ou « délégataire », représentée par Frédéric Vichon, chef de la mission des achats ;

La mission centre de services partagés dépenses (Saam-MCSPD), désignée dans le document « MCSPD » ou « délégataire », représentée par Clémence Pronteau, cheffe de la mission du centre de services partagés dépenses, d'autre part,

 

Il a été convenu ce qui suit :

 

Titre I - Préambule

Titre II - Objet

Titre III - Compétences du délégant et du délégataire

Titre IV - Le processus d'achat

Article 1 - Interventions des acteurs du processus d'achat

IV.1.1 - Recensement et planification des achats

IV.1.2 - Les principales étapes de la consultation

IV.1.2.1 Définition du besoin

IV.1.2.2 De la finalisation du dossier de consultation à la notification du contrat

IV.1.2.3 Exécution du marché

IV.1.3 - Assistance juridique

Article 2 - Prise en charge des procédures, répartition des compétences et suivi

IV.2.1 - Programmation des besoins

IV.2.2 - Rédaction du dossier de consultation

IV.2.3 - Exécution des marchés

IV.2.4 - Veille juridique et prestations d'assistance à la demande

Article 3 - Modalités de règlements des conflits

Titre V - Relations fonctionnelles entre les acteurs de la chaine de la dépense 

Article 1 - Cadre de l'organisation financière et comptable

V.1.1 - Traitement de la dépense

V.1.2 - Conditions de mise en œuvre

Article 2 - Rôle du délégant (service prescripteur)

Article 3 - Rôle du délégataire (MCSPD)

V.3.1 - Le circuit de la dépense

V.3.1.1 La gestion des tiers

V.3.1.2 L'engagement juridique (EJ)

V.3.1.3 La certification du service fait (SF)

V.3.1.4 La demande de paiement (DP)

V.3.1.5 Les intérêts moratoires

V.3.1.6 Les pièces justificatives

V.3.1.7 Les factures

V.3.1.8 Les avoirs

V.3.1.9 La clôture des engagements juridiques

V.3.2 - Les travaux de fin de gestion

Article 4 - Les restitutions et aide au pilotage

V.4.1 - Les restitutions du SP

V.4.2 - Les restitutions du CSP (MCSPD)

V.4.3 - Les restitutions du service facturier (SFACT)

Titre VI - Gouvernance de la convention portant délégation

V.1.1 - Gestion des achats

V.1.2 - Gestion de la dépense

Titre VII - Évolution de la convention de délégation de service

Glossaire

Annexes consultables sur le site intranet Pléiade

www.pleiade.education.fr/StructuresMetiers/SAAM/000022/Pages/default.aspx

Titre I - Préambule

La présente convention de services traite des relations fonctionnelles entre le service prescripteur (SP) et les services du SAAM (la mission des achats (SAAM - MdA) et la mission centre de services partagés dépenses (SAAM - MCSPD)), intervenant dans la mise en œuvre de la politique d'achat et dans le circuit de la dépense.

A cet égard, la présente convention décrit les responsabilités des intervenants de la chaîne de la dépense en mode facturier, d'une part, et hors mode facturier, d'autre part, le service facturier (SFACT) relevant de la compétence du contrôleur budgétaire et comptable ministériel (CBCM) du ministère de l'éducation nationale et de la jeunesse et du ministère de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation.

Elle porte l'organisation des achats et de l'exécution budgétaire et comptable des dépenses de l'Etat qui préserve les compétences d'une part, du SP et d'autre part, du SG-SAAM-MdA et du SG-SAAM-MCSPD.

Titre II - Objet

La présente convention a pour objectifs de définir :

- les conditions dans lesquelles la MdA prend en charge, pour le compte du service prescripteur, l'ensemble des procédures d'achats à partir de 25 000 euros HT ;

- les modalités de traitement des dossiers de la dépense et les responsabilités réparties entre le service prescripteur, la mission des achats (SG-SAAM-MdA) et la mission centre de services partagés dépenses (SG-SAAM-MCSPD).

Chaque acteur impliqué dans le protocole doit contribuer à :

• atteindre les objectifs des politiques publiques ;
• optimiser l'utilisation des crédits et les délais de paiement de l'État ;
• professionnaliser et fluidifier la chaîne de la dépense ;
• améliorer la qualité des comptes de l'État ;
• améliorer les relations avec les fournisseurs ;
• contribuer à l'atteinte des objectifs de maîtrise des risques répondant au contrôle interne comptable.

Titre III - Compétences du délégant et du délégataire

Le délégant :

- les services prescripteurs (SP) :

Leurs compétences sont décrites par les dispositions réglementaires du décret n° 2014-133 du 17 février 2014 modifié fixant l'organisation de l'administration centrale des ministères de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur et de la recherche et de l'arrêté du 17 février 2014 modifié fixant l'organisation de l'administration centrale des ministères de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation en vigueur.

Les besoins en termes d'achats et de dépenses, qui en résultent, sont  identifiés et estimés par les services prescripteurs, dans la limite des ressources allouées par les responsables de programmes relevant de la mission interministérielle « Enseignement scolaire » et de la mission interministérielle  « Recherche et enseignement supérieur».

Les services prescripteurs sont responsables de la consommation de leurs dotations. Ils participent à l'exercice de la fonction d'ordonnateurs et au suivi de celle-ci, partagée entre la MdA et la MCSPD.

L'organisation des achats et de la chaîne de la dépense du programme n° 163 «Jeunesse et vie associative » ne relève pas du présent protocole.

Le délégataire :

- SG-SAAM- Mission des achats (MdA) :

L'article 41 de l'arrêté du 17 février 2014 dans sa version issue de l'article 5 de l'arrêté du 28 avril 2017 fixant l'organisation de l'administration centrale des ministères de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation dispose que :

« La mission des achats définit et met en œuvre la politique d'achat et la professionnalisation de l'achat public des services de l'État et de ses établissements. Elle les représente dans les organes interministériels chargés de la coordination et de la promotion de l'achat public. Elle apporte son expertise stratégique, juridique, économique, organisationnelle et technique aux services centraux et déconcentrés. Elle coordonne ou prend en charge tout ou partie de leurs achats ».

Dans le cadre de la politique d'achat définie par la Direction des achats de l'État (DAE) et la Secrétaire générale du MENJ et du MESRI, la mission des achats gère l'activité « achats » pour l'ensemble des services centraux et déconcentrés des deux ministères, en s'appuyant sur les services acheteurs et prescripteurs. Elle prend en charge l'accomplissement des tâches liées à l'achat et aux opérations de suivi de la dépense en dehors des opérations réalisées dans le progiciel Chorus qui relèvent de la mission centre de services partagés dépenses.

- SG-SAAM-Mission services partagés Dépenses (MCSPD) :

L'article 42 bis de l'arrêté du 17 février 2014 dans sa version issue de l'article 10 de l'arrêté du 9 août 2016 dispose que :

« La mission centre de services partagés dépenses assure, pour le compte des services centraux du ministère, services prescripteurs de la dépense, les activités budgétaires et financières suivantes :

Elle participe à l'exercice de la fonction d'ordonnateur de dépenses et au suivi de celles-ci.

Elle saisit les actes de gestion dans Chorus, engagements juridiques, services faits et demandes de paiement qui ne relèvent pas du service facturier.

Elle assure le pilotage des crédits de paiement en lien avec les responsables de programme.

Elle apporte une aide aux services prescripteurs en matière de pilotage budgétaire, notamment en élaborant des restitutions et des tableaux de bord. »

Titre IV - Le processus d'achat

Article 1er - Interventions des acteurs du processus d'achat

La mission des achats (MdA) et le service prescripteur (SP) travaillent, de concert, pour établir la programmation des achats sur les quatre années à venir et pour élaborer une stratégie cohérente.

La mission des achats (MdA) assiste le service prescripteur (SP) pour la définition de son besoin et la formalisation des documents contractuels. Dans ce cadre, le SP s'engage à rédiger le cahier des clauses techniques particulières, sur la base des modèles fournis par la MdA. A ce titre, le SP est responsable de la qualité et de l'exhaustivité des informations techniques transmises.

La MdA prend en charge l'ensemble de la procédure jusqu'à la notification du contrat, puis assure le suivi de l'exécution du marché jusqu'à son terme sur le plan juridique (contrôle du respect de l'ensemble des clauses contractuelles, y compris sur les axes de politique achat, établissement d'un bilan final d'exécution des marchés à enjeux) et financier (encadrement des dépenses en cours d'exécution avec, pour référence initiale, le budget prévisionnel, identification des dérives éventuelles).

La MdA est l'interlocuteur unique du SP pour l'optimisation et l'efficience du processus achat.

Cette organisation doit permettre de sensibiliser le SP en amont et de prévenir d'éventuels contentieux en renforçant les supports juridiques par des clauses contractuelles adaptées au domaine de la consultation.

Pour assurer la sécurité juridique des contrats et la performance des achats, le SP consulte la MdA à chaque étape du processus.

La MdA intervient à chacune des trois phases décrites ci-dessous. 

IV.1.1 - Recensement et planification des achats

La MdA recense, pour les quatre années, à venir les besoins pour le compte des deux ministères, en matière de services, fournitures et travaux.

Elle élabore la cartographie des achats pour l'administration centrale et les services déconcentrés, ainsi que la programmation quadriennale des achats de l'ensemble des services centraux et déconcentrés.

Cette programmation quadriennale est indispensable pour intégrer les modifications requises sur les marchés en cours de renouvellement, définir une stratégie d'achat cohérente, planifier les délais de procédure et lancer les nouvelles consultations.

La MdA interroge le service, au cours du dernier trimestre de l'année N, pour établir la liste des projets de marchés qu'il envisage de conclure l'année N+1, N+2, N+3 et N+4. Le service remet cette liste, comportant notamment l'objet, le montant prévisionnel, la durée prévisionnelle du marché, la date prévisionnelle de notification, les axes de performances susceptibles d'être retenus, au plus tard le 1er  décembre de l'année N.

Après étude des projets de marchés de l'ensemble des services prescripteurs, la MdA et le SP organisent une réunion bilatérale pour échanger sur les marchés à enjeux, les stratégies d'achat à mettre en œuvre et les priorités du SP.

IV.1.2 - Les principales étapes de la consultation

Définition du besoin

Dès l'apparition du besoin, le SP prend contact avec la MdA.

Concernant les marchés interministériels stratégiques pilotés par la Direction des achats de l' État portant notamment sur : SOLIMP (solutions d'impression), SOLIMPROD, carburants et prestations associées, SME (système de management de l'énergie anciennement OSF outil de suivi des fluides), énergies (gaz, électricité), logiciel de flotte automobile, maintenance et entretien de la flotte automobile, assurance de la flotte automobile..., les services prescripteurs transmettent à la MdA leurs recensements (parcs et prestations associées). Sur ces segments, une équipe projet du service prescripteur devra être identifiée pour chaque service prescripteur.

La MdA vérifie que les besoins ne sont pas déjà pris en charge par des marchés en cours d'exécution. Dans ce cas, la MdA pourra directement orienter le SP sur des supports contractuels existants et, éventuellement, sur les fournisseurs du domaine concerné.

En fonction de l'urgence du besoin et du plan de charge du bureau de la stratégie et de l'ingénierie des achats, la MdA établit le calendrier de prise en charge du nouveau marché et désigne le correspondant chargé du dossier. Le projet de calendrier de la procédure de mise en concurrence est établi par la MdA lors de la transmission de la première version du CCTP par le SP. La version définitive du calendrier est déterminée à la finalisation du CCTP.

La MdA assure, en collaboration avec le SP, le sourcing (identification et rencontre de nouveaux fournisseurs, comparaison continue du prix et de la qualité sur le marché, recherche des innovations apportées par de nouveaux fournisseurs). Si besoin, elle compare les pratiques du ministère avec celles d'autres services achats. 

La mission, à travers le bureau de la stratégie et de l'ingénierie des achats, prend en charge :

- la détermination de la nature de la consultation à lancer (marchés formalisés ou procédures adaptées) ;

- la formalisation de la demande d'avis préalable du Responsable Ministériel des Achats (RMA) et notamment la détermination des axes de performances à prendre en compte pour les marchés dont le montant l'exige, avec l'assistance du SP ;

- la formalisation du dossier de consultation :

• sur la base du cahier des charges fonctionnelles et techniques rédigé par le SP, le CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières) est rédigé par le SP, avec l'assistance de la MdA ;
• le bordereau des prix des prestations est établi par le SP en conformité avec la description des prestations énoncée au CCTP ;
• le CCAP (Cahier des Clauses Administratives Particulières) est rédigé par la MdA avec l'assistance du SP ;
• le Règlement de la Consultation est rédigé par la MdA avec l'assistance du SP ;
• l'AAPC (avis d'appel public à la concurrence) est rédigé par la MdA.

La MDA aide notamment le SP :

- à finaliser la formulation des clauses techniques pour lever toute ambigüité ;

- à exiger dans les réponses des fournisseurs une description claire et exhaustive de tous les services qui doivent accompagner le marché (par exemple : points et délais de livraison, documentation accompagnant les matériels pour les marchés de fournitures, ainsi que la démarche, la méthodologie et les livrables écrits ou informatisés pour les marchés de prestations) ;

- à déterminer et détailler les unités d'œuvre pour garantir un meilleur chiffrage du prix des prestations et une meilleure qualité de réponse.

Pour les projets complexes, la MdA peut orienter le SP vers des prestataires spécialisés dans le domaine concerné, pour l'assister dans la formulation d'un CCTP clair et opérationnel. 

De la finalisation du dossier de consultation à la notification du contrat

En concertation avec le SP, la MdA détermine le calendrier de la procédure et fixe la date de réception des offres. Cette dernière tient compte des contraintes opérationnelles du SP, des contraintes règlementaires et de la réalité du processus de présentation des offres par les fournisseurs.

Dès la finalisation du dossier de consultation, et après validation du sous-directeur concerné ou du chef de service, la MdA prend en charge les formalités de publicité (avis d'appel public à la concurrence) et procède à la mise en ligne du dossier de consultation sur le profil d'acheteur».

Jusqu'à la date de remise des offres, les correspondances avec les candidats sont gérées par la MdA :

- le cas échéant, elle sollicite le SP pour répondre aux éventuelles questions des candidats et procède à des réponses mises en ligne sur la plateforme. Les éléments de réponses transmis sont analysés sur le plan juridique, pour qu'ils ne puissent pas faire l'objet d'un recours en annulation dans l'hypothèse où certaines informations seraient contraires aux intérêts d'un candidat ou au libre accès à la concurrence ;

- elle porte à la connaissance des candidats, via la plateforme, les ajustements ou rectificatifs apportés au dossier de consultation.

Suite à l'ouverture des plis, la MdA réalise l'analyse des candidatures et demande l'assistance du SP le cas échéant. Puis elle propose :

• une assistance à l'analyse des offres ;
• une assistance à la préparation des négociations lorsque la procédure le permet ;
• une assistance à la rédaction du rapport de présentation et à l'estimation du gain achat.

Dès finalisation du rapport de présentation, la MdA soumet le document pour signature du
sous-directeur concerné ou du chef de service.

Lorsque le représentant du pouvoir adjudicateur a arrêté son choix sur le titulaire auquel il est envisagé d'attribuer le marché, la MdA transmet le dossier au CSPD, qui se charge de le soumettre au contrôleur budgétaire et comptable ministériel (CBCM) dès lors que son montant le justifie.

Afin de respecter l'égalité de traitement des candidats, aucune information ne peut être transmise aux candidats en cours de procédure. Ceux-ci sont avisés par écrit par la MdA du résultat de la consultation.

A ce titre, la MdA gère l'envoi des lettres de rejet aux sociétés non retenues, puis procède à la notification du marché.

Toutes ces opérations sont régies par des règlements précis qui doivent être scrupuleusement respectés sous peine de laisser aux candidats non retenus la possibilité de faire des recours et d'exposer le SP ou la MdA à des poursuites pénales et / ou des amendes (délit de favoritisme).

A compter de la finalisation du dossier de consultation, les différentes étapes du processus sont les suivantes :

1	Rédaction de l'avis d'appel public à la concurrence
2	Prise en charge des formalités de publicité
3	Mise en ligne du dossier de consultation et gestion de la plateforme des marchés
4	Gestion des communications aux candidats (traitement des questions éventuelles conjointement avec le prescripteur, publication des rectificatifs)
5	Réception des plis
6	Assistance à l'analyse des offres et à la formalisation du rapport de présentation
7	Présentation du dossier aux organes de contrôle (si le montant du contrat le justifie)
8	Envoi des lettres de rejet aux candidats non retenus et gestion des demandes complémentaires
9	Notification et recensement du marché

Le service prescripteur est donc entièrement déchargé de toutes les formalités liées à la procédure.

Exécution du marché

Le SP est responsable de l'exécution et du suivi des marchés.

La MdA (SAAM-Achats 3) répond aux sollicitations des services utilisateurs des marchés pour les aider dans l'exécution. Cette intervention est conditionnée par un signalement écrit du SP dans des délais contemporains aux difficultés rencontrées.

Elle effectue, en tant que de besoin, des enquêtes de satisfaction auprès des utilisateurs, en concertation avec le prescripteur.

Elle recueille et analyse toute décision, élément de suivi, ainsi que tout événement contractuel, qui serait de nature à influer sur la performance de l'achat.

Elle prend en charge les mises à jour des bordereaux de prix et leurs diffusions.

Elle assure en concertation avec le SP des réunions régulières ou particulières avec le représentant du titulaire, sur la base des éléments d'informations gérés.

Le cas échéant, la MdA propose aux parties prenantes ou mène auprès d'elles, toutes actions correctives de nature à maintenir les objectifs de performance du projet. Elle communique de façon régulière ou particulière, si le déroulement du projet le nécessite, toutes informations utiles aux prescripteurs et utilisateurs finaux.

Le SP répond à toute demande de la MdA  relative à l'exécution des marchés (notamment réponses à des questionnaires, enquêtes permettant d'évaluer les fournisseurs, mises à jour des parcs et des modalités contractuelles des marchés lors de la passation d'avenants.....). Les informations communiquées par les SP feront, le cas échéant, l'objet par la MdA d'un retour consolidé à la Direction des achats de l'État.

IV.1.3 - Assistance juridique

La MdA assure une assistance juridique, soit à la demande, soit de façon systématique.

Les questions juridiques sont transmises au bureau de l'expertise juridique et de la professionnalisation du réseau des acheteurs  (SAAM-Achats 2) par voie électronique ou par courrier. Les réponses seront gérées en fonction du niveau de complexité du dossier.

La MdA assure, en tant que de besoin, les activités suivantes : 

Veille systématique

• Analyser l'impact des évolutions juridiques pour les acheteurs publics ;
• Informer et sensibiliser les acteurs en élaborant et en rédigeant des notes juridiques pratiques pour l'ensemble de la communauté des acheteurs ;
• Informer les SP sur les aspects déontologiques de l'achat (réalisation de guides).

Exécution des marchés

• Evaluer les risques juridiques liés aux marchés, les analyser et les gérer en exécution (notamment à la demande de SAAM-Achats 3 et/ou du SP). Au-delà des cas d'espèce, identifier les zones de fragilité des contrats ;
• Assurer le précontentieux (notamment la négociation avec les sociétés lors de divergences dans l'exécution du marché) ;
• Analyser la nature des conflits et évaluer les enjeux (choix de la voie amiable et/ou recours ou résiliations) ;
• Expertiser les demandes complexes des SP en vue de rédiger de nouvelles clauses juridiques dans les marchés (propriété intellectuelle, droit des logiciels, protection des données personnelles, etc.).

Réponse à une demande ponctuelle

• Analyser la demande de conseil, organiser son traitement et énoncer une problématique juridique ;
• Instruire et suivre les dispositifs contractuels, formuler une réponse juridique ;
• Identifier les marchés publics par rapport aux autres formes de convention ;
• Rechercher des solutions juridiques adaptées.

Soutien au règlement contentieux

• Le bureau SAAM Achats 2, assisté des services prescripteurs concernés, communique tous les éléments de fait et de droit utiles à la direction des affaires juridiques (DAJ), seule compétente en matière de contentieux des marchés.
• La MdA est l'interlocuteur privilégié de la DAJ, permettant ainsi d'assurer l'exhaustivité et la fiabilité des informations mises à disposition de la DAJ.

Article 2 - Prise en charge des procédures, répartition des compétences et suivi

Le présent article précise la répartition des compétences entre la MdA et le SP.

Le processus porte sur les phases de programmation des besoins (annexe 1), de rédaction du dossier de consultation (annexe 2), d'exécution des marchés (annexe 3) et de veille juridique et prestations d'assistance à la demande (annexe 4).

Chacune des annexes indique :

- dans la première colonne « interlocuteur MdA », les abréviations suivantes désignent les bureaux de la MdA :

• SAAM-Achats 1 : bureau de la stratégie et de l'ingénierie des achats ;
• SAAM-Achats 2 : bureau de l'expertise juridique et de la professionnalisation du réseau des acheteurs ;
• SAAM-Achats 3 : bureau  de la performance et du contrôle de gestion des achats. 

- la répartition des rôles entre la MdA et le SP  (« R » pour responsable de l'action et « A » pour associé à l'action. Eventuellement, une action peut être entièrement menée par un seul des deux partenaires (par exemple : la mise en ligne du dossier de consultation ne requiert pas la participation du SP).

Les colonnes « engagement MdA » et « engagement SP »  précisent les conditions, en particulier de délai ou de moyen, dans lesquelles les actions décrites doivent être réalisées.  

IV.2.1 - Programmation des besoins

Les différentes phases de programmation des besoins sont décrites en annexe 1. La description des principales étapes préalables et de programmation des besoins est accessible sur le site intranet Pléiade, en utilisant le lien suivant : https://www.pleiade.education.fr/StructuresMetiers/SAAM/000022/Pages/default.aspx

IV.2.2 - Rédaction du dossier de consultation

Outre la description du processus de rédaction du dossier de consultation, l'annexe 2 précise les tâches et rôles des acteurs (responsable ou associé) allant de la mise en ligne de la consultation à la notification du contrat. L'annexe 2 est accessible sur le site intranet Pléiade, en utilisant le lien suivant : https://www.pleiade.education.fr/StructuresMetiers/SAAM/000022/Pages/default.aspx

IV.2.3 - Exécution des marchés

Les étapes jalonnant l'exécution des marchés sont décrites en annexe 3 accessible sur le site intranet Pléiade, en utilisant le lien suivant : https://www.pleiade.education.fr/StructuresMetiers/SAAM/000022/Pages/default.aspx

Elles portent sur la prise en charge des avenants,  la non-reconduction des contrats et le suivi juridique des marchés.

IV.2.4 - Veille juridique et prestations d'assistance à la demande

Les étapes constitutives de la veille juridique et des prestations d'assistance sont présentées en annexe 4. Il est précisé l'engagement de la MdA en matière de traitement des demandes de conseil des SP et de veille juridique. Cette annexe est accessible sur le site Pléiade, en utilisant le lien suivant : https://www.pleiade.education.fr/StructuresMetiers/SAAM/000022/Pages/default.aspx

Article 3 - Modalités de règlements des conflits

Cette convention s'applique aux achats et dépenses de l'administration centrale des ministères de l'éducation nationale et de la jeunesse et  de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation.

En cas de désaccord sur sa mise en œuvre, et si ce désaccord persiste après concertation des deux parties pendant au moins deux semaines après la constatation de cet état, le chef du SAAM sera saisi à des fins d'arbitrage. 

Titre V - Relations fonctionnelles entre les acteurs du circuit de la dépense 

Article 1er - Cadre de l'organisation financière et comptable

L'organisation financière et comptable associe le service prescripteur, la mission centre de services partagés Dépenses et le  département comptable ministériel dans une démarche partagée, tant en mode facturier qu'en circuit classique d'exécution de la dépense, en conformité avec les dispositions du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 modifié relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP).

V.1.1 Traitement de la dépense

Le traitement de la dépense en mode facturier repose sur l'enchaînement rigoureux des opérations suivantes :

1. création du tiers (avec recherche préalable de son existence et de sa validité, au regard du répertoire SIRENE en ce qui concerne les sociétés) ;

2. saisie d'un engagement juridique (EJ) dans CHORUS par le délégataire (MCSPD), sur demande du délégant (SP) ; puis envoi du bon de commande au fournisseur.

3. livraison du matériel ou réalisation des prestations par le fournisseur après réception du bon de commande.

4. saisie du service fait (SF) au plus près de la livraison du matériel ou de la réalisation des prestations.

5. dépôt de la facture par voie dématérialisée (CHORUS PRO ou usine de dématérialisation (cf. point III.1.4.1.)) dans la liste de travail du SFACT qui assure un contrôle formel et vérifie les éléments de la liquidation en cas de SF existant. Le SFACT procède au rapprochement de la facture avec l'EJ préalable et le SF et à la mise en paiement si la demande de paiement est complète et conforme.

En mode CHORUS Formulaire :

1. création par le délégant (SP) d'une demande d'achat (DA) ou d'une demande d'engagement juridique hors marché (EJHM) qui est intégrée dans CHORUS et qui est traitée par le délégataire (MCSPD)

2. constatation du service fait (SF) par le SP via CHORUS Formulaires ;

- après constatation du SF par le SP, certification du SF enregistrée par la MCSPD dans

CHORUS valant ordre de payer donné au comptable ;

3. pour les dépenses relevant du périmètre défini dans le cadre de la mise en place du service facturier, réception par le SFACT de la facture transmise directement et de façon dématérialisée par le fournisseur ;

4. traitement de la DP reçue de manière dématérialisée (CHORUS PRO ou usine de dématérialisation), contrôle de la liquidation de la dépense, validation définitive en comptabilité générale et budgétaire et mise en paiement par le SFACT.

Les dépenses exclues du périmètre du service facturier sont strictement limitées aux cas suivants :

- Les dépenses liées à des marchés de travaux (investissement) ;

-Les demandes de paiement transitant ou initiées à partir d'AMM : Chorus DT - frais de déplacement, ANAGRAM - accidents de service, accidents du travail et maladies professionnelles, SAXO - action sociale), notamment ;

- Les dépenses issues d'achats réalisés par cartes d'achats ou carte corporate ;

- Les dépenses de reconstitution des avances des régies ;

- Les honoraires médicaux (cpte PCE 61 35) à ce stade ;

- Les décisions de justice et autres décisions diverses ;

- La facturation interne

Ces cas font l'objet d'un développement spécifique en partie V.3.1.4 b de la présente convention.

V.1.2 Conditions de mise en œuvre

Les conditions de réussite de ce partenariat entre le délégant (SP) et le délégataire (MCSPD) reposent sur :

-   la participation du SP et de la MCSPD à une véritable démarche de conduite du changement ;

- le respect des circuits de gestion et des délais incombant à chaque partie - les délais mentionnés dans cette convention et son annexe 8 étant à lire en jours ouvrés ;

- une documentation technique pour les processus de gestion les plus complexes élaborée conjointement entre les services afin de sécuriser la dépense et maîtriser les risques encourus tout au long de la chaîne de la dépense ;

- le juste calibrage des moyens humains nécessaires ;

- l'engagement de l'ensemble des acteurs à assurer une formation initiale et continue adaptée visant à acquérir un niveau de connaissance suffisant des principes de la gestion publique modernisée ;

-  la compréhension par chacun des enjeux et contraintes de ses partenaires. A ce titre, et afin de permettre aux agents d'avoir une approche concrète de la chaîne de la dépense, des immobilisations, les nouveaux arrivants pourront être conviés, en amont de la formation, à rencontrer l'ensemble des acteurs au sein de leurs services respectifs pour s'imprégner du contexte, et mieux appréhender les métiers de chacun ;

- des tableaux de bord de suivi d'activité partagés à destination du SP, élaborés à partir des restitutions CHORUS par le CSP ;

- la généralisation des échanges dématérialisés sous réserve des obligations réglementaires ;

- la formalisation des relations entre le SP et le CSP dans le traitement opérationnel des dépenses ;

- la fluidité de la communication des informations entre le SP et le CSP grâce aux outils d'échanges (CHORUS Formulaires en particulier).

La DAF, en sa qualité de responsable de la fonction financière ministérielle accompagnera les services dans cette démarche de changement, en veillant particulièrement à la diffusion des informations métiers  et des outils (tels que Chorus Formulaires) ainsi qu'au plan de formation des personnels (en lien avec les SP, la MCSPD et SAAM A3) .

Article 2 - Rôle du service prescripteur (délégant)

Le délégant (SP) demeure le seul responsable de la programmation, de l'exécution de son budget et décide de ses dépenses, dans le respect de la réglementation applicable.

Il procède à l'expression de ses besoins, définit ses niveaux de satisfaction et atteste de la réalité de la dette de l'État par la constatation du SF.

A cet effet, il :

- vérifie la disponibilité des autorisations d'engagement (AE) et de crédits de paiement (CP) avant tout nouvel acte d'engagement, et suit l'exécution de son budget. En cas d'insuffisance des crédits, le délégataire informe le délégant sans délai. A défaut d'ajustement de la dotation, le délégataire suspens l'exécution de la délégation.

- garde toutes ses prérogatives en matière de choix des fournisseurs dans les conditions prévues par la réglementation de la commande publique (ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 et décret d'application n° 2016-360 du 25 mars 2016), et dans le respect de la politique achats définie et mise en œuvre par la mission des achats (SAAM MdA). A ce titre, le SP s'engage à respecter  les grands principes de la commande publique, qui sont la liberté d'accès à la commande publique, l'égalité de traitement des candidats et la transparence des procédures. Il veillera à choisir une offre répondant de manière pertinente à son besoin, à respecter le principe de bonne utilisation des deniers publics, et à ne pas contracter systématiquement avec un même prestataire lorsqu'il existe une pluralité d'offres potentielles susceptibles de répondre au besoin.

- s'assure qu'il n'existe pas déjà un marché qui couvre son besoin, en consultant la liste des marchés en cours mise à sa disposition par la MdA.

- transmet les données permettant le suivi du montant des EJ pluriannuels ;

- transmet à la MCSPD les éléments nécessaires à la saisie des données dans CHORUS pour :

• la création de tiers

Avant toute demande d'achats (DA), le SP vérifie l'existence du tiers dans CHORUS Formulaires. Le cas échéant, le SP adresse à la MCSPD une demande de création ou de modification de tiers.

 Cette demande doit contenir tous les éléments nécessaires :

- nom et prénom de l'entité à créer ou modifier,

- adresse postale,

-numéro d'identification (numéro SIRET, sécurité sociale, TVA intracommunautaire, ...),

- coordonnées bancaires (RIB en particulier).

• la création de l'engagement juridique 

Le SP crée une DA dans CHORUS Formulaires et la fait valider par une personne ayant qualité d'ordonnateur, disposant d'une délégation de signature.

Le SP veille impérativement à préciser les imputations (centre financier, centre de coûts, activité, financement pas un fonds de concours) et à utiliser une convention de nommage de ses DA CHORUS Formulaires (cf. annexe 11 a). 

Il joint les pièces justificatives nécessaires en dématérialisé (devis, références du bordereau des prix unitaires, coordonnées du fournisseur, etc.) et envoie la demande dans le workflow (WF) à la MCSPD,

- constate matériellement le SF.

Le SF s'effectue en 2 étapes :

• La constatation du SF est assurée par le SP, au plus près de la date de livraison du bien ou de la date de réalisation de la prestation de service réalisée, via CHORUS Formulaires en joignant les pièces justificatives (procès-verbal de recette en particulier ou bon de livraison) ; Le SP s'engage à saisir la constatation du SF dans CHORUS Formulaires à maximum J+5 à compter de la date de livraison ou de la date de réalisation des prestations. La validation du SF est assurée par une personne ayant qualité d'ordonnateur et disposant d'une délégation de signature.
• La certification du SF est assurée par la MCSPD, ce qui vaut ordre de payer. La MCSPD vérifie la conformité du service fait au regard de la commande initiale ou des conditions d'exécution du marché, en particulier en terme de délais de livraison ou de délais de réalisation des prestations.

En cas de retard, le SP doit préciser s'il est imputable au fournisseur ou prestataire choisi ou  si celui-ci lui incombe. Dans la première hypothèse, les pénalités prévues au marché seront appliquées.

Le SP s'engage à motiver tout retard de constat de service fait au regard de la date prévisionnelle de livraison inscrite dans Chorus (cf. annexe 8 -point 3 Traitement des factures).

- répond sans attendre, et conformément aux circuits de gestion, aux demandes d'information qui lui sont transmises par la MCSPD ;

- transmet à la MCSPD le nom et la copie de(s) la délégation(s) de signature de la/des personne(s) ayant délégation à engager le SP, à certifier le SF et à ordonnancer le paiement. Le SP s'engage à en assurer la mise à jour aussi souvent que nécessaire auprès du CSP ;

- respecte les règles de sécurité d'accès à CHORUS Formulaires et à tout autre système d'information interfacé à CHORUS.

- organise en son sein la conservation, le classement et l'archivage des pièces non

dématérialisées. Le SP doit être en mesure de les présenter lors de contrôles d'auditeurs

internes ou externes, à la demande du comptable ou de la MCSPD ;

- veille à la qualité comptable des informations transmises pour traitement au CSP.

Par ailleurs, afin de fluidifier les relations avec le CSP, le SP s'engage à lui communiquer, dans les meilleurs délais, toute modification intervenant dans son organisation et à tenir à jour l'annuaire de ses correspondants (en annexe 6).

Article 3 - Rôle de la  mission centre de services partagés dépenses (MCSPD) (service délégataire)

En mode service facturier, le rôle du délégataire (MCSPD) est de transcrire dans le progiciel CHORUS, et sur demande du SP, les transactions relatives aux EJ et à la certification du SF en mode service facturier.

En mode classique, le rôle du CSP s'étend à la création des DP sur la base des dossiers transmis par le SP et au contrôle des DP directement générées par interface AMM ou carte achat.

Dans l'un et l'autre cas, il participe à la qualité comptable du ministère ou de la structure, notamment par la fiabilisation des imputations budgétaires et comptables dès l'EJ, en ayant de concert avec le comptable un rôle de conseil, d'anticipation et d'alerte, auprès du SP.

Il intègre les travaux d'inventaire réalisés par le SP et le suivi des immobilisations (cf. annexe 11e).

Le périmètre des immobilisations traitées dans le système d'information comprend les immobilisations  du parc immobilier, les autres immobilisations corporelles, les immobilisations incorporelles. Le traitement des immobilisations  repose sur l'enchaînement des opérations suivantes :

- inscription dans l'inventaire comptable via des fiches immobilisations créées par le centre de services partagés, à la demande du SP ;

- au fil de l'eau, mise en service comptable des autres immobilisations par le centre de services partagés ou le SP selon le cas, et des immobilisations immobilières par le comptable.

A l'exception du parc immobilier, l'inventaire physique des immobilisations est tenu hors du système d'information par le service prescripteur.

Le périmètre fonctionnel de la MCSPD recouvre par ailleurs les activités des macro-processus budgétaires et comptables suivants :

MP3 : Exécution des dépenses ;

MP7 : Restitutions, comptes rendus, tableaux de bord ;

MP9 : Gestion des actifs immobilisés

La MCSPD s'engage à :

- fournir ses coordonnées et son organigramme fonctionnel (en annexe 5a et 5b) au SP et à lui communiquer en temps réel toute évolution, à lister nominativement les agents dûment habilités à renseigner la transaction de certification du SF dans CHORUS,

- assurer la continuité de service et la disponibilité nécessaire, autant que faire se peut.

- garantir la qualité des informations enregistrées dans CHORUS sur la base de l'ensemble des données transmises par le SP,

- répondre dans les meilleurs délais aux demandes de prestations et d'informations du SP, afin de garantir la fluidité mais également la qualité de ses prestations de service notamment en s'engageant sur des délais,

- assurer un contrôle de cohérence sur les données transmises (hors contrôles d'opportunité),

- assurer la traçabilité des contrôles internes qu'il effectue,

- prioriser les paiements à la demande du responsable de programme ou du SP, en cas de pénurie de CP. 

V.3.1 Le circuit de la dépense

La MCSPD est le seul interlocuteur du département comptable ministériel. Ce principe étant posé, il sera toutefois possible de tenir des réunions tripartites (MCSPD, SP, DCM), au cas par cas, en fonction des difficultés récurrentes rencontrées sur certains dossiers.

V.3.1.1 La gestion des tiers

La MCSPD s'engage à traiter les demandes de création de tiers à J+2 maximum, hors délais de validation par la cellule de supervision des tiers (CST).

V.3.1.2 L'engagement juridique (EJ)

Le CSP matérialise pour le compte du SP les EJ dans le progiciel CHORUS.

La MCSPD valide l'EJ dans CHORUS, dans la limite des délais et dans les conditions visées en annexe 8, dès lors que le SP lui a transmis l'ensemble des éléments lui permettant d'effectuer cette saisie.

Le numéro de l'EJ CHORUS qui sera le numéro du bon de commande est transmis automatiquement dans CHORUS Formulaires.

Les bons de commande sont édités à partir du système d'information CHORUS par la MCSPD.

Le service signataire des actes est la MCSPD. Les bons de commande signés par la MCSPD sont mis à disposition ou transmis aux SP, chargés de l'envoi dématérialisé aux fournisseurs.

Il appartient au CSP de s'assurer de l'envoi dans CHORUS pour avis ou visa du contrôleur budgétaire des engagements juridiques, prévu en application de l'arrêté du 26 décembre 2013 modifié. Toute dépense devant au préalable être inscrite par le SP dans les documents de programmation budgétaire (DPG - CRG - liste des actes programmés) transmis par le responsable de programme au CBCM.  Il appartient au SP de s'assurer de cette inscription au moment de la saisine de la Mission des achats s'agissant des marchés, bons de commande ou tout autre acte de dépense supérieur au seuil de visa ou d'avis, ou avant la transmission de la demande d'achats à la MCSPD. L'absence d'un acte dans les documents de programmation suspend le délai de visa du contrôleur budgétaire ministériel jusqu'à intégration de la dépense dans les documents de programmation.

V.3.1.3 La certification du service fait (SF)

Après constatation du SF par le SP, la certification du SF constitue, avec l'EJ préalable, l'une des étapes essentielles de la dépense.

Cette transaction permet de constater la conformité du bien livré ou de la prestation réalisée avec l'engagement contractuel du fournisseur, au vu des informations transmises par le SP, via CHORUS Formulaire. Le SP veillera à joindre les pièces justificatives nécessaires, en particulier les bons de livraison ou les procès-verbaux de recette.

La certification du SF doit intervenir au plus près de la date réelle de livraison du matériel ou de réalisation des prestations.

En mode facturier, c'est la certification du SF qui vaut ordre de payer au comptable, et qui permet donc la mise en paiement des factures.

L'enregistrement de la certification du SF dans Chorus par la MCSPD s'effectue au maximum à J+3 à compter de sa réception.

V.3.1.4  La demande de paiement (DP)

a) périmètre du service facturier

L'ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 définit le calendrier d'obligation de facturation électronique pour les sociétés qui émettent des factures à destination de l'Etat :

- depuis le 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises (GE) de plus de 5000 salariés et les personnes publiques

- depuis le 1er janvier 2018 ; obligation pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI), de 250 à 5000 salariés

- 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises (PME-PMI) de 10 à 250 salariés

- 1er janvier 2020 : obligation pour les très petites entreprises (TPE), de moins de 10 salariés.

La facture parvient directement dans la liste de travail du comptable par une dématérialisation native (portail CHORUS PRO) ou duplicative (usine de dématérialisation - CNTFE). Toute facture reçue au format papier par le SP ou le CSP doit être renvoyée par courriel au fournisseur avec un courrier explicatif.

L'intégration de la facture dans l'outil CHORUS génère automatiquement une demande de paiement (DP) :

si le SF est déjà saisi au moment où la facture est intégrée, la DP rapatrie automatiquement ces données, ce qui permet au SFACT de procéder immédiatement au contrôle de la liquidation et à la mise en paiement en l'absence d'anomalie ;

si le SF n'est pas saisi au moment où la facture est intégrée, la DP n'est pas traitée par le SFACT, faute de rapprochement. La MCSPD envoie tous  les 15 jours au SP au cours des  1er et second quadrimestres et toutes les semaines durant le dernier quadrimestre  la liste des DP concernées ; une fois le SF saisi par le SP, la MCSPD transmet cette information nouvelle au SFACT afin qu'il puisse traiter le dossier.

Tout refus de constatation de SF par le SP devra être justifié. Le retour d'informations au MCSPD devra être assuré globalement sur la liste transmise et ne devra pas faire l'objet d'un retour « perlé » ligne à ligne.

Deux mois après l'arrivée d'une facture, et en l'absence persistante de SF, la facture est supprimée par le SFACT ; ce dernier informe le fournisseur de l'impossibilité de mettre en paiement la facture faute de SF et l'invite à se rapprocher du SP à l'origine de la commande. 

Le cas particulier des dépenses SFACT relevant des flux 3 et 4 : les ordres à payer

Le SP référence et met à jour la liste des fournisseurs concernés.

La  MCSPD lance tous les 15 jours au plus tard une restitution pour identifier les factures parvenues et transmet au SP sous format électronique un projet d'ordre à payer (OP) pour validation. Le SP doit vérifier les éléments de facturation.

Après validation de l'OP par le SP dans un délai maximal de 3 jours, la MCSPD adresse au SFACT l'OP, via CHORUS communication.

b) hors périmètre du service facturier

Les dépenses hors SFACT relevant du périmètre de la MCSPD sont les suivantes :

- Les dépenses liées à des marchés de travaux (investissement) ;

- Les demandes de paiement transitant ou initiées à partir d'AMM : Chorus DT - frais de déplacement, ANAGRAM - accidents de service, accidents du travail et maladies professionnelles, SAXO - action sociale), notamment ;

- Les dépenses issues d'achats réalisés par cartes d'achats ou carte corporate ;

- Les dépenses de reconstitution des avances des régies ;

- Les honoraires médicaux (cpte PCE 61 35) à ce stade ;

- Les décisions de justice et autres décisions diverses ;

- La facturation interne.

Toute autre dépense doit être traitée selon le schéma SFACT.

Les modalités de traitement de ces dépenses sont développées ci-après. 

• Les dépenses liées à des marchés de travaux (flux 1) 

Les dépenses relatives aux marchés de maîtrises d'œuvre et de travaux sur opérations d'investissement sont exclues du périmètre SFACT. Elles peuvent suivre différents circuits de gestion :

Envoi dématérialisé des factures (marchés de maîtrise d'œuvre, CSPS ou CT)

Envoi classique au format papier des factures (marchés de travaux)

Utilisation de Chorus Pro - Travaux par le titulaire, le maître d'œuvre et le maître d'ouvrage (le SP)

Utilisation du logiciel EDIFLEX par l'ensemble des acteurs

Le circuit détaillé pour chacun des 4 circuits de gestion mentionnés ci-dessus fera l'objet ultérieurement d'un complément en annexe 11b.  

• Les demandes de paiement transitant ou initiées à partir de l'application Chorus-DT (flux 4) :

Ces dépenses relevant du flux 4 font l'objet d'une procédure accélérée de traitement de la part du CSP compte-tenu des contrôles existants au sein du SP (voir annexe 11c).

Les DP relatives à des états de frais (EF) Chorus-DT sont validées automatiquement par le CSP 48h après leur intégration, toute demande de renvoi d'un EF de la part du SP doit donc intervenir dans ce délai.

Les DP relatives aux prestations d'agence de voyage qui font suite à l'instruction dans CHORUS DT des ROP (relevés d'opérations) bimensuels sont validées par le CSP dans les 72h suivant la transmission par le SP des pièces justificatives à ajouter dans la DP Chorus pour permettre le contrôle du comptable (attestation de 1ère classe, liste des lignes écartées, liste des avoirs appliqués). Dans le cadre de la procédure accélérée de traitement entre le SP et le CSP, le SP joint aux documents préalablement listés son bordereau de contrôle.

Compte-tenu de la procédure de traitement instaurée entre le SP et le CSP, les éventuelles demandes du DCM relatives à ces deux types dépenses sont exceptionnellement directement adressées par messagerie électronique au SP, copie le CSP.

• Les dépenses issues d'achats réalisés par cartes d'achats ou cartes corporate (flux 4) 

Les dépenses pouvant relever des cartes achats et cartes corporate sont décrites en annexe 11e.

Dès la fin du mois, le SP collecte l'ensemble des pièces justificatives (ROA, factures, attestations) et les transmet dans les 14 jours au CSP.

S'agissant des cartes achat de niveau 1 et 3, le CSP enrichit les DP directement parvenues dans Chorus (choix des imputations, ajout du ROA) et transmet les PJ papier (factures) au DCM avant le 20 du mois suivant.

S'agissant des cartes corporate, le CSP saisit manuellement les DP et adresse le dossier papier (factures) au DCM avant le 30 du mois suivant.

• Les dépenses de reconstitution des avances des régies (flux 4)

Avant le 10 de chaque mois, le régisseur du SP transmet au CSP le bordereau récapitulatif des dépenses payées le mois précédent, ainsi que les PJ afférentes.

Le CSP saisit la DP dans Chorus et transmet le dossier papier au DCM avant le 20 de chaque mois.

• Les déclarations de frais (flux 3)

Ces dépenses, qui constituent des remboursements aux agents sur des avances de frais doivent être strictement encadrées et ne peuvent en aucun cas venir se substituer au circuit classique de la dépense (Cf. annexe 11d).

Ces dépenses qui pourraient relever du flux 4 sont traitées en flux 3 pour permettre une traçabilité dans l'outil Chorus formulaires.

Le SP saisit dans Chorus formulaire une demande d'EJ hors marché dans laquelle il joint une version numérisée de la déclaration de frais, une éventuelle attestation et la facture. Les originaux de facture étant obligatoires pour le paiement, il les transmet sous bordereau au CSP.

Dans les 3 jours suivant la réception dans Chorus de la déclaration de frais, et à condition d'avoir reçu l'original de la facture concernée, le CSP valide l'engagement juridique et saisit la demande de paiement afférente. 

• Facturation interne (flux 4)

La facturation interne concerne les prestations entre services de l'État.

Dès qu'une convention entraînant facturation est conclue par le SP avec un autre service de l'État, le SP transmet au CSP une copie numérisée de cette convention en indiquant les factures attendues sur l'année.

Le CSP adresse une fois tous les quinze jours aux SP concernés la liste des factures internes intégrées dans Chorus. En retour le SP transmet au CSP l'état liquidatif signé afin que celui-ci puisse procéder à la mise en paiement.

V.3.1.5 Les intérêts moratoires

Le décret n° 2013-269 du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique fixe, par catégories de pouvoirs adjudicateurs, le délai de paiements des sommes dues en exécution des contrats de la commande publique ainsi que le taux des intérêts moratoires et le montant de l'indemnité pour frais de recouvrement dus en cas de retard de paiement.

Le délai de paiement est fixé à trente jours pour l'Etat (...) - art.1.

Un montant d'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est fixé à 40 euros (art.9.) en plus du montant des  intérêts moratoires.

Le délai de paiement commence à partir de la date de réception de la facture, qui correspond à la date d'intégration dans CHORUS en mode dématérialisé, ou à partir de la date du SF si elle est postérieure à la date de réception de la facture. Il est à noter que ce délai prend en compte le délai de virement Banque de France de 2 jours. Le SP, la MCSPD et le DCM disposent donc en réalité de 28 jours calendaires pour mettre en paiement une facture.

Dès lors que la date d'échéance du paiement est dépassée, les intérêts moratoires (IM) sont  automatiquement calculés dans CHORUS et une DP est directement générée ; le versement des intérêts moratoires est de droit pour les fournisseurs :

- pour les dépenses relevant du périmètre SFACT, la DP est générée chez le SFACT

La MCSPD contrôle tous les quinze jours les intérêts moratoires générés dans la liste de travail du SFACT et lui adresse ses instructions pour validation ou suppression sur la base d'un motif recevable (exemple : litige fournisseurs, non-respect de l'obligation de dématérialisation, erreur de date de base...).

- pour les dépenses hors périmètre SFACT, la DP est générée dans la liste de travail de la MCSDP. Elle contrôle au moins une fois par mois les intérêts moratoires ainsi générés et les transmet le cas échéant au DCM pour validation. 

Les DP d'IM sont imputées sur les crédits du SP. Ils consomment à la fois des crédits d'autorisations d'engagement et des crédits de paiement.

La MCSPD transmet tous les deux mois à chaque SP la liste détaillée des intérêts moratoires payés sur la période.

V.3.1.6 Les pièces justificatives

La MCSPD met à disposition des services du CBCM (DCB et DCM) , au «fil de l'eau», les documents suivants :

- les pièces justificatives dès leur notification[1] aux cocontractants (acte d'engagement, cahier des clauses administratives particulières (CCAP), cahier des clauses techniques particulières (CCTP), bordereau des prix unitaires, KBIS, coordonnées bancaires, fichiers signatures électroniques), dans l'EJ CHORUS- l'état des révisions de prix des marchés ;

- le décompte des avances ;

- en tant que de besoin, toute autre pièce visée par la nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l'Etat (au niveau de l'EJ, du SF ou de la DP) ;

- les décomptes de pénalités ainsi que les confirmations de pénalités (CHORUS Formulaires communication) ;

- les changements de coordonnées bancaires reçus directement par les SP (Fiche tiers, EJ ou  DP). La MCSPD établit dans un certificat administratif lorsque le tiers est titulaire d'un marché public ;

- les certificats de levée des retenues de garanties élaborés par les SP (CHORUS Formulaires communication).

L'acceptation par le comptable des pièces justificatives dématérialisées (pour les dépenses sur et hors marché) est précisée par l'arrêté du 20 décembre 2016 portant nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l'État, et s'effectue dans le cadre posé par l'arrêté du 22 mars 2018 relatif aux modalités d'établissement, de conservation et de transmission sous forme dématérialisée des pièces justificatives et des documents de comptabilité des opérations de l'Etat pris en application des articles 51, 52, 150 et 164 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique.

Les pièces de marchés sont acceptées au format dématérialisé comme justification des opérations dès lors qu'elles sont rattachées à un objet Chorus (engagement juridique ou demande de paiement).

Ainsi, la copie scannée des pièces constitutives des marchés prévues à l'article 11 du code des marchés publics de 2006 (à savoir l'acte d'engagement et les cahiers des charges) peut être acceptée par le comptable à condition d'être rattachée dans Chorus à l'engagement juridique.
Par ailleurs, la copie scannée des pièces d'exécution des marchés est également acceptée par le comptable à condition d'être rattachée à un objet Chorus (engagement juridique ou demande de paiement) et uniquement dans les cas prévus par la DGFIP (dématérialisation des factures) ou selon les modalités autorisées au cas par cas par le ministre chargé du budget.

V.3.1.7 Les factures

Le lieu unique de réception des factures est le SFACT. Toutes les factures sont à adresser directement au SFACT à :

Pour un envoi électronique :

https://www.chorus-pro.gouv.fr

Destinataire Etat : SIRET 11000201100044

Service exécutant : FAC9460075

Ou éventuellement pour un envoi par courrier (pour les entreprises non encore soumises à l'obligation d'utilisation du portail Chorus PRO) :

CNTFE - Service exécutant FAC9460075

CS 80168

53102 MAYENNE CEDEX

La MCSPD confirme aux fournisseurs, via le bon de commande, le lieu unique de réception des factures. Cette adresse est également inscrite au CCAP de tout marché notifié.

Les factures parvenant par erreur directement au SP sont renvoyées par le SP aux fournisseurs.

A défaut d'être accompagnées du bon de commande CHORUS, les factures comportent obligatoirement le numéro de ce bon de commande délivré par l'application CHORUS et/ou les références des marchés correspondants.

Dans le cas où la facture ne mentionne pas les références des bons de commande et/ou des marchés correspondants, ou mentionne des références erronées, le SFACT, après recherche dans l'outil informatique et interrogation de la MCSPD, renverra la facture au dit fournisseur. La MCSPD en sera tenu informé.

Le service facturier, chargé de la création des demandes de paiement, est responsable des étapes qui vont du contrôle de la liquidation jusqu'au paiement (loi n° 2001-692 du 1er août 2001 - décret  n° 2012-1246 du 7 novembre 2012). En concentrant les opérations de réception des factures, de création de la demande de paiement dans Chorus, puis en assurant sa mise en paiement, le service facturier participe à l'amélioration de la qualité comptable  et à l'optimisation des délais de paiement.

Il revient au service facturier d'affirmer le mode facturier. Pour ce faire, il conviendra de développer avec les fournisseurs de l'ensemble des services prescripteurs une communication privilégiée. Il pourra alors prendre une série de mesures concourant au respect du mode facturier (rappel aux fournisseurs par divers canaux de communication de la nécessité d'inscrire le n° EJ sur la facture, renvoi des factures incomplètes aux fournisseurs, etc.).

Par ailleurs, dans un souci d'optimisation du traitement des factures, les services prescripteurs sont invités à se rapprocher de leurs fournisseurs afin que ces derniers regroupent les factures. Il conviendra de veiller à ce que ces factures présentent un niveau de détail suffisant pour permettre un suivi budgétaire à la maille désirée.

V.3.1.8 Les avoirs

L'avoir parvient directement dans la liste de travail du comptable par une dématérialisation native ou duplicative. La MCSPD adresse tous les 15 jours à chacun des SP le détail des avoirs parvenus dans Chorus et les concernant. Le SP informe le CSP du traitement qu'il convient de donner à ces documents (déduction d'une facture ou suppression).

Les avoirs n'ayant fait l'objet d'aucun retour deux mois après leur réception dans Chorus sont supprimés. 

V.3.1.9 La clôture des engagements juridiques

La MCSPD procède à la clôture des EJ, dès lors que les livraisons ou les prestations ont été entièrement réalisées et payées. Cette action réalisée au « fil de l'eau » réduit significativement le volume des tâches traditionnellement reportées en fin d'exercice.

En cas d'annulation totale ou partielle de la commande, le SP informe la MCSPD qui procède à la clôture de l'EJ.

S'agissant des marchés publics, la MCSPD, à la demande du SP et une fois les autorisations d'engagement soldées (transaction Chorus «finalisation des postes»), clôture l'EJ et en informe le SFACT par tout moyen traçable et auditable (outil d'échange, courriel, document papier,...).

La MCSPD adresse tous les deux mois la liste des EJ non soldés à des fins d'expertises des SP.

V.3.2 Les travaux de fin de gestion et d'inventaires

Les travaux de fin de gestion ont pour objet la clôture budgétaire et comptable de l'exercice en cours et la poursuite des opérations basculées sur l'exercice suivant.

Ces travaux, qui impliquent une participation active des SP, sont menés conjointement par la DAF (DCISIF), le DCM et le CSP.

Le traitement des travaux de fin de gestion repose sur quatre étapes :

- Le nettoyage des flux

- Les modifications de la cartographie budgétaire

- La bascule des lots

- Les opérations d'inventaire (ou clôture comptable) : recensement des charges à payer et enregistrement des provisions.

Au cours du dernier trimestre, la MCSPD réunit l'ensemble des SP pour une réunion préparatoire aux travaux de fin de gestion et d'inventaires. Le département comptable est associé à cette réunion qui est également l'occasion de dresser un bilan des opérations effectuées l'année précédentes et de sensibiliser les services aux opérations de recensement des charges à payer.

Début octobre, le CSP adresse aux différents SP la liste des EJ susceptibles de basculer sur l'année N+1. Puis jusqu'au 31 décembre, il communique chaque quinzaine la liste des EJ pour lesquels des SF demeurent en attente.

Dès qu'elles sont connues, la MCSPD informe le SP des dates officielles de fin de gestion par l'envoi d'une note.

Article 4 - Les restitutions et aide au pilotage

Pour les services prescripteurs disposant d'un accès à CHORUS Formulaires, le suivi des formulaires est à réaliser directement dans le tableau de bord CHORUS Formulaires et ne nécessite pas, pour cet objectif, d'un accès à CHORUS.

V.4.1.1 Les restitutions du SP

Le SP tiendra un ensemble de tableaux de bord permettant de suivre son activité, ses performances et les préconisations à mettre en œuvre au niveau des anomalies rencontrées.

V.4.1.2 Les restitutions du CSP (MCSPD)

La MCSPD contribue à la fiabilisation de la chaîne de la dépense et à l'optimisation des procédures, en apportant son expertise et ses conseils (cf. liste des restitutions en annexe n°10).

La MCSPD tiendra différents tableaux de bord permettant, au travers d'indicateurs, de dégager les marges de progrès dans le traitement de la dépense.

Ils doivent permettre de suivre en particulier :

- l'activité de la MCSPD,

- la performance de la MCSPD (temps de traitement d'un bon de commande, d'un  EJ...),

- les anomalies détectées notamment dans la passation des commandes et le suivi du SF,

- les délais de constatation des SF par les SP,

- le nombre de factures parvenues sans SF.

Dans le cadre d'une recherche constante de l'amélioration des procédures, des réunions seront organisées entre le SP et la MCSPD, afin de faire le point sur les résultats obtenus, les prestations fournies et la pertinence des indicateurs et les propositions d'amélioration convenues.

V.4.1.3 Les restitutions du département comptable ministériel (DCM)

Le service département comptable ministériel (DCM)  a pour mission de mettre en règlement dans les délais réglementaires les dépenses présentées par le centre de services partagés.                  

L'amélioration de la qualité budgétaire et comptable, et plus globalement, de la performance des processus de dépense, nécessite un recensement et un suivi formalisé des anomalies qui permettent de :

- quantifier les anomalies constatées dans le cadre des contrôles du comptable, à la fois en ce qui concerne les paiements et les inventaires (notamment par revue analytique [2]) ;

- réaliser une analyse des risques en fonction de la nature de la dépense et/ou du  prescripteur ;

cette analyse peut également se faire par programme ;

- informer régulièrement la MCSPD des résultats des contrôles et des anomalies rencontrées ;

- mesurer l'effet des actions mises en œuvre par le suivi des anomalies dans le temps ;

- adapter le plan de contrôle interne du comptable, au titre du SFACT (y compris pour les processus de dépense), en adaptant les contrôles et/ou en redéfinissant éventuellement le nombre d'acteurs devant intervenir sur un même dossier.

Ces informations donneront lieu à restitutions de la part du SFACT à la MCSPD qui transmettra aux SP.

Titre VI  - Gouvernance de la convention portant délégation

Il convient, pour garantir un fonctionnement optimum des relations entre les deux parties, qu'un suivi adapté soit institué dans le cadre d'un comité de pilotage élargi à l'ensemble des services prescripteurs.

a) Gestion des achats

Il est institué un comité des achats, qui a pour vocation de rassembler l'ensemble des prescripteurs et de rendre compte de la qualité de service de la prestation, par rapport aux indicateurs définis par la mission des achats. Le service prescripteur peut également proposer des indicateurs.

Une réunion annuelle est organisée, entre les parties, pour faire le bilan de la période écoulée. L'objectif est d'améliorer la relation entre la MdA et le SP et, le cas échéant, de faire évoluer le contenu de la convention de services. 

b) Gestion de la dépense

Il est institué un comité de pilotage de la dépense qui se réunira au moins une fois par an. Il est animé par le responsable de la MCSPD et aura pour fonction :

- d'élaborer le bilan annuel de fonctionnement de la convention de service et des évolutions souhaitables ;

- de faire le point des sujets en instance et des procédures à optimiser ;

- de s'assurer de la validité des organigrammes fonctionnels échangés et de la liste des référents identifiés ;

- de procéder à la mise à jour et à l'évolution des annexes jointes au présent contrat en cas de changement réglementaire ou à la demande des parties signataires. Dans ce cas, seules les parties concernées seront signataires de la nouvelle annexe ;

- de présenter les fiches méthodologiques décrivant les processus de gestion les plus complexes élaborées conjointement avec les services prescripteurs.

Le département comptable ministériel est associé à ce comité de pilotage. 

Titre VII - Évolution de la convention

La présente convention prend effet le jour de sa publication aux bulletins officiels de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur et de la recherche (BOEN & BOESR). Les annexes sont consultables sur le site Pléiade

(adresse : https://www.pleiade.education.fr/StructuresMetiers/SAAM/000022/Pages/default.aspx).

Elle est renouvelable chaque année par tacite reconduction.

Les parties conviennent que la présente convention et ses annexes sont susceptibles d'être adaptées en fonction des évolutions de la réglementation ou pour la prise en compte de spécificités d'organisation et de traitement de la dépense. Ces adaptations s'effectueront par voie d'avenant.

 

Fait à Paris, le 20 mars 2019

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[1] Dans le cadre de l'avis ou du visa, les pièces sont mises à disposition du DCB avant notification au cocontractant.

 

[2] Revue analytique : comparaison des données de l'année avec n-1, des données d'autres structures (périmètre homogène) ou des données postérieures si programmation pluriannuelle.