Convention de délégation entre la direction générale de la recherche et de l’innovation et la direction des affaires financières

Entre

la directrice générale de la recherche et de l’innovation (DGRI), délégant, désignée sous le terme « service prescripteur », d’une part,

et

la directrice des affaires financières, délégataire, désignée sous le terme « CSP Chorus », d’autre part,

Vu le décret n° 2004-1085 du 14 octobre 2004 modifié relatif à la délégation de gestion dans les services de l'État ;

Il est convenu ce qui suit :

 

Article 1 – Objet de la convention de délégation de gestion

Par la présente convention établie en application de l’article 2 du décret n°2004-1085 du 14 octobre 2004 modifié, le service prescripteur (département gestion et pilotage budgétaire des programmes pour le suivi des organismes de recherche - SPFCO B1) confie au CSP Chorus (bureau de la comptabilité de l’enseignement supérieur et de la recherche, centre des services partagés subventions et recettes – DAF B3), en son nom et pour son compte, dans les conditions ci-après précisées, la réalisation des actes constitutifs de l’exécution des recettes et des dépenses listées ci-dessous relevant du programme 172 (Recherches scientifiques et technologiques pluridisciplinaires) de la mission interministérielle de la recherche et de l’enseignement supérieur (MIRES) et de tout autre programme pour lequel le délégant serait service prescripteur.

Les recettes et dépenses concernées par la présente convention sont :

• les recettes non fiscales (RNF) de titre 2 et de hors titre 2 ;
• les dépenses imputées sur les titres 2, 3 (sauf cat. 31 à l’exception des frais de gestion liés aux dispositifs dont le principal est imputé sur une autre catégorie budgétaire), 5 (cat.53), 6 et 7 du budget de l’État.

Dans le cadre des travaux de fin d’exercice (TFE), le service prescripteur confie au CSP Chorus, sur la base des données qu’il lui fournit, le pilotage et le recensement des opérations d’inventaire comptable et la signature des déclarations de conformité.

 

Article 2 – Prestations confiées au CSP Chorus

Le CSP Chorus assure les fonctions d'ordonnateur principal délégué des opérations de dépenses et de recettes mentionnées à l’article 1er pour l'engagement, la liquidation et l'établissement des ordres de payer et des ordres de recouvrer.

Le service prescripteur, ordonnateur principal délégué, reste responsable de l’opportunité des dépenses et des recettes, de l’attestation du service fait, du pilotage des crédits de paiement et de l'archivage des pièces qui lui incombent.

 

Article 3 – Obligations du service prescripteur et du CSP Chorus en matière de tiers Chorus

Les tiers Chorus Fournisseurs et Clients référencés dans Chorus Formulaires ou Osiris et dans les fiches Dépense et RNF relèvent de la seule responsabilité du service prescripteur.

Après vérification du tiers, le service prescripteur transmet au CSP Chorus, le cas échéant, à l’adresse générique csp.dafb3@education.gouv.fr, une demande de modification ou de création de tiers accompagnée d'une fiche SIRENE datant de moins d’un mois et d’un RIB pour un tiers Fournisseur.

Le CSP Chorus, sur demande du service prescripteur, modifie ou crée le tiers Chorus à partir des documents transmis par le service prescripteur.

Le service prescripteur peut, s’il le souhaite, à la place de la procédure décrite ci-dessus, utiliser le formulaire Tiers de Chorus Formulaires pour créer ou modifier un tiers. Il est précisé que, dans ce cas, le CSP Chorus n’intervient pas dans le workflow Chorus Formulaires ; le service prescripteur adresse sa demande directement au PNST (pôle national de supervision des tiers).

 

Article 4 – Obligations du service prescripteur en matière de recettes non fiscales

S’agissant des recettes non fiscales de titre 2 et de hors titre 2, le service prescripteur s’engage à fournir en temps utile les éléments d’information dont le CSP Chorus a besoin pour l’exercice de sa mission.

À ce titre, après vérification du tiers Chorus, le service prescripteur transmet au CSP Chorus, à l’adresse générique csp.dafb3@education.gouv.fr, un dossier complet, cohérent et utilisable, comprenant :

• les pièces justifiant la créance ;
• la fiche d’engagement de tiers (ET) et/ou d’ordre à recouvrer.

Cette fiche, issue du document Fiche RNF transmis à chaque début de gestion par le CSP Chorus à l’ensemble des services prescripteurs, doit être complétée, datée et signée par l’ordonnateur ou une personne disposant de sa délégation de signature.

Le service prescripteur peut s’il le souhaite, à la place de la procédure décrite ci-dessus, utiliser le formulaire RNF de Chorus Formulaires pour transmettre au CSP Chorus sa demande d’émission d’un ordre à recouvrer ou d’un ordre d’acceptation.

En cas de recette au comptant, le comptable ministériel, ayant déjà reçu les fonds, indique au préalable au CSP Chorus les sommes encaissées sur son compte en attente de rapprochement avec les créances. Le CSP en informe le service prescripteur.

 

Article 5 – Obligations du CSP Chorus en matière de recettes non fiscales

Le CSP Chorus exécute la délégation de gestion dans les conditions et les limites fixées par la présente convention et acceptées par lui.

À ce titre, le CSP Chorus :

• vérifie la conformité et la régularité du dossier fourni au regard de la réglementation en vigueur ;
• constate le caractère certain de la créance ;
• procède dans Chorus à la saisie d’un engagement de tiers (ET) et / ou d’un ordre de recouvrer sur les imputations budgétaires et comptables adéquates.

En cas d’éléments manquants ou erronés empêchant ces opérations, le CSP Chorus demande au service prescripteur les compléments ou les corrections utiles.

Menées dans un délai maximal de deux semaines à compter de la réception par le CSP Chorus d’un dossier complet, cohérent et utilisable, ces opérations donnent lieu à l’édition automatique et à la notification par le centre éditique de Lyon de la créance au débiteur.

Selon une périodicité convenue ou lorsque le service prescripteur en fait la demande, le CSP Chorus rend compte de sa gestion et du recouvrement effectif des recettes.

 

Article 6 – Obligations du service prescripteur en matière de dépenses  

S’agissant des dépenses définies à l’article 1er de la présente convention, le service prescripteur s’engage à fournir en temps utile les éléments d’information dont le CSP Chorus a besoin pour l’exercice de sa mission.

À ce titre, le service prescripteur réalise les opérations suivantes.

Au préalable de toute demande de validation d’engagement juridique (EJ) ou de saisie de demande de paiement (DP), le service prescripteur vérifie :

• la disponibilité des autorisations d’engagement (AE) et des crédits de paiement (CP) au niveau de l’unité opérationnelle (UO) ;
• le tiers Chorus.

Le service prescripteur transmet au CSP Chorus pour validation, dans le workflow Chorus via Chorus Formulaires ou Osiris, l’EJ initial avec l’acte attributif de subvention intégré.

Les demandes de subvention initiées par le service prescripteur via Chorus Formulaires ou Osiris sont récupérées par le CSP Chorus par le biais à la restitution Chorus des EJ provenant d’une application externe (Z_liste_EJ_AE).

Lorsque le visa à l’acte du contrôleur budgétaire est requis, le CSP Chorus transmet au département du contrôle budgétaire, et avec en copie le service prescripteur, pour visa préalable, l’acte attributif de subvention concomitamment à la transmission, dans le workflow Chorus, de l’EJ.

Après visa du contrôleur budgétaire, l'acte attributif est retourné au service prescripteur pour signature.

Le CSP Chorus valide ensuite l’EJ en y intégrant l’acte attributif de subvention visé du contrôleur budgétaire et signé de l’ordonnateur.

Il est rappelé que, sauf contre-ordre du service prescripteur, tous les EJ au statut sauvegardé dans Chorus issus de la restitution Z_liste_EJ_AE seront instruits par le CSP Chorus ; les éventuels doublons d’EJ relèvent de la seule responsabilité du service prescripteur.

Le service prescripteur transmet au CSP Chorus à l’adresse générique csp.dafb3@education.gouv.fr :

• en cas de demande de validation d’EJ initial saisi par le service prescripteur dans Osiris, le tableau issu d’Osiris permettant d’identifier le valideur de la demande de subvention ;
• le demande de modification d’EJ accompagnée
  • de l’acte attributif de subvention modificatif ;
  • et de la fiche Dépenses complétée et signée par l’ordonnateur ou une personne disposant de sa délégation de signature ;
• la demande de saisie d’une DP accompagnée
  • de la fiche Dépenses complétée et signée par l’ordonnateur ou une personne disposant de sa délégation de signature ;
  • et le cas échéant, du certificat de l’ordonnateur attestant de la production par le bénéficiaire des pièces prévues par la réglementation ou par l’acte attributif pour le paiement, signé par l’ordonnateur ou une personne disposant de sa délégation de signature.

Pour les subventions inférieures à 2M€ allouées aux associations, il est rappelé que les pièces constitutives de la demande de subvention sont réputées réunies et vérifiées par le service prescripteur selon la réglementation en vigueur (voir annexe 1).

Pour les subventions supérieures ou égales à 2M€, ces pièces ainsi que la note au contrôleur budgétaire, le cas échéant, sont déposées sur le réseau partagé M:\str-commun-dgri-spfco-b1-cbcm-daf-b3 (arborescence à créer) aux fins de consultation par l'ensemble des acteurs de la chaîne de la dépense.

Il est précisé que le seuil de 2M€ pourra évoluer en fonction des résultats des contrôles a posteriori (voir infra).

 

Article 7 – Obligations du CSP Chorus en matière de dépenses

Le CSP Chorus exécute la délégation de gestion dans les conditions et les limites fixées par la présente convention et acceptées par lui.

À ce titre, le CSP Chorus :

• vérifie la conformité et la régularité du dossier fourni au regard de la réglementation en vigueur ;
• constate le caractère certain de la dépense ;
• procède dans Chorus à la validation de l'engagement juridique (EJ) et à la saisie de la demande paiement (DP) sur les imputations budgétaires et comptables indiquées par le service prescripteur ;
• certifie le service fait au regard des pièces justificatives de la dépense transmises par le service prescripteur.

En cas d’éléments manquants ou erronés empêchant ces opérations, le CSP Chorus demande au service prescripteur des compléments ou des corrections utiles.

Ces opérations sont menées par le CSP Chorus dans un délai maximal de deux semaines à compter de la réception par lui d’un dossier complet, cohérent et utilisable. En fin de gestion ou en cas d'urgence signalée, ce délai est réduit à deux jours ouvrables suivant la réception du dossier, en concertation entre le service prescripteur et le CSP Chorus.

Selon une périodicité convenue ou lorsque le service prescripteur en fait la demande, le CSP Chorus rend compte de sa gestion et, de l’engagement et du versement effectifs des subventions.

 

Article 8 – Obligation du service prescripteur et du CSP Chorus en matière d’opérations d’inventaire comptable

Le service prescripteur s’engage à participer aux opérations d’inventaire comptable dans le cadre des travaux de fin d’exercice (TFE) notamment en complétant dans les délais impartis les tableaux ad hoc préparés par le CSP Chorus et en lui fournissant les pièces justificatives.

Le CSP Chorus, responsable de rattachement, vérifie les recensements comptables à rattacher à l’exercice (provisions pour charges, engagements hors bilan, charges à payer manuelles, produits à recevoir), valide les écritures dans Chorus ou propose aux comptables les écritures à valider dans Chorus et signe les déclarations de conformité.

 

Article 9 – Obligation du service prescripteur et du CSP Chorus en matière de contrôle interne financier (CIF) et de responsabilité des gestionnaires publics (RGP)

Conformément à l’article 11 du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 modifié relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, les ordonnateurs :

• constatent les droits et les obligations, liquident les recettes et émettent les ordres de recouvrer ;
• engagent, liquident et ordonnancent les dépenses ;
• transmettent au comptable public compétent les ordres de recouvrer et de payer assortis des pièces justificatives requises, ainsi que les certifications qu'ils délivrent ;
• établissent les documents nécessaires à la tenue, par les comptables publics, des comptabilités dont la charge incombe à ces derniers.

En vue de garantir une assurance raisonnable sur la qualité comptable (CIF) et le respect des règles relatives à l’exécution des recettes et des dépenses (RGP) :

• le service prescripteur est responsable
  • de la délégation de signature et de la demande d’habilitation aux systèmes d’information financiers des personnes agissant en son nom y compris dans les applications interfacées à Chorus ;
  • de la complétude et de l’exactitude des éléments saisis dans Chorus Formulaires ou Osiris (y compris le tiers Chorus) et mentionnés dans la fiche Dépenses et dans la fiche RNF et des pièces justificatives transmises ;

Le service prescripteur communique chaque année au CSP Chorus, pour information, son dispositif de contrôle interne financier (analyse des risques, plan d’actions de maîtrise des risques dont, le cas échéant, les contrôles de supervision intégrés dans l’application AGIR).

• le CSP Chorus est responsable
  • de la vérification, à partir des informations transmises par le service prescripteur, de la qualité d’ordonnateur du valideur de la demande de subvention dans Chorus Formulaires et dans Osiris, du signataire de la fiche Dépenses et de la fiche RNF ou des pièces justificatives de la dépense ;
  • de la vérification de la régularité des informations, notamment financières, portées sur les pièces justificatives de la dépense et de la recette ;
  • de la conformité des engagements juridiques (EJ), des engagements de tiers (ET), des demandes de paiement (DP), des titres de perception (TP) et des ordres d’acceptation (OA) des recettes au comptant au regard des pièces justificatives et des éléments transmis ;
  • de la transmission au département du contrôle budgétaire des EJ et actes attributifs de subvention en application des seuils de visa préalable.

L’annexe 1 de la présente convention définit les responsabilités du service prescripteur et du CSP Chorus en matière d’exécution de la dépense en listant les principaux points de contrôle contemporain incombant à chacun.

L’annexe 2 de la présente convention rappelle les critères de qualité comptable.

 

Article 10 – Contrôle a posteriori sur les subventions inférieures à 2M€ versées aux associations

Le CSP Chorus exerce un contrôle a posteriori sur un échantillon représentatif de dossiers engagés et payés dont il n’aura pas été destinataire de toutes les pièces en application de la présente convention ; échantillon défini par le CSP Chorus.

À cette fin, le service prescripteur mettra à la disposition du CSP Chorus, dans un délai de deux semaines à compter de la demande, l’ensemble des pièces constitutives des dossiers de demande de subvention réputées détenues ainsi que, le cas échéant, les documents attestés conformes dans le certificat administratif pour paiement.

Le résultat du contrôle sera restitué au service prescripteur et sera accompagné, si nécessaire, de recommandations et de propositions de mesures préventives et correctives.

Les documents utiles à ce contrôle a posteriori (fiche de formalisation, grille de contrôle, etc.) seront accessibles dans l’application AGIR et sur Pléiade.

 

Article 11 – Dialogue de gestion entre le service prescripteur et le CSP Chorus

Il est instauré un dialogue de gestion annuel entre le service prescripteur et le CSP Chorus en vue de fluidifier l’exécution des recettes et des dépenses.

À ce titre, des réunions seront organisées autant que de besoin, à la demande du service prescripteur ou à celle du CSP Chorus, en moyenne trois fois par an, afin d’identifier les éventuelles difficultés et formuler, le cas échéant, des solutions et des pistes d’amélioration.

S’agissant de la préparation et du suivi de la fin de gestion, le service prescripteur fournira au CSP Chorus un point de situation des dossiers restant à instruire, tous les 15 jours à compter du 1er octobre et chaque semaine à compte du 15 novembre.

 

Article 12 – Exécution financière de la délégation de gestion

Sauf exception, les comptables assignataires sont :

• pour les recettes imputées sur le titre 2, le directeur régional des finances publiques d’Île-de-France ;
• pour les recettes imputées hors titre 2 et pour les dépenses (tous titres), le contrôleur budgétaire et comptable ministériel auprès des ministères chargés de l’éducation nationale, de la jeunesse, de l’enseignement supérieur, de la recherche, des sports et des jeux olympiques et paralympiques (département comptable ministériel).

Ces comptables assurent, chacun pour ce qui le concerne, l'ensemble des opérations comptables liées à l'exécution des recettes et des dépenses.

Des réunions périodiques pourront être organisées entre le CSP Chorus et le service prescripteur permettant le suivi d'exécution des dépenses et des recettes en application de la présente convention de délégation de gestion.

 

Article 13 – Durée de la délégation de gestion

La convention de délégation de gestion prend effet, pour une durée d’un an, le jour de sa publication.

À cette même date, la convention de délégation de gestion précédente du 2 mai 2016 est abrogée.

La présente convention de délégation de gestion est renouvelable chaque année par tacite reconduction.

 

Article 14 – Publication de la convention de délégation de gestion

La convention de délégation de gestion sera publiée au Bulletin officiel du ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche.

 

Fait à Paris, le 18 avril 2023