Modalités d’organisation des élections des représentants étudiants aux conseils d’administration des centres régionaux des œuvres universitaires et scolaires

La présente circulaire a pour objectif de préciser les modalités d’organisation des élections qui se tiendront du mardi 6 février (8 h 00[1]) au jeudi 8 février 2024 (17 h 00) exclusivement par vote électronique par Internet.

Elles seront organisées par les recteurs de région académique selon les modalités définies par l’arrêté cité en référence.

I. Les acteurs de l’organisation des élections

A. Le recteur de région académique

En application du Code de l’éducation, les élections sont organisées sous la responsabilité du recteur de région académique qui fait procéder aux opérations par chaque centre régional des œuvres universitaires et scolaire (Crous) selon les modalités définies par l’arrêté du 13 novembre 2023 cité en référence.

Dans le cadre de cette mission, le recteur de région académique est chargé de prévoir par arrêté :

• la composition de la commission électorale et, le cas échéant, la rectification de la composition, dont il assure la présidence, après consultation des organisations étudiantes représentatives (OER) ;
• les listes électorales pour chaque Crous relevant de sa compétence avec une liste initiale et, le cas échéant, une liste rectificative. Le recteur de région académique veillera dans ce but à la remontée des listes d’étudiants produites par les établissements d’enseignement supérieur, les listes des étudiants inscrits en lycée public ou privé sous contrat étant remontées par les recteurs d’académie (selon des modalités distinctes présentées infra) ;
• l’organisation pratique relative aux élections ;
• l’institution de collèges électoraux regroupant un ou plusieurs départements ainsi que la répartition des sièges en leur sein après consultation des représentants locaux des associations étudiantes nationales représentatives ;
• la liste et la composition des bureaux de vote électronique ;
• les listes valides de candidats, après vérification de la régularité des candidatures. Il autorise par ailleurs, par voie de décision rectorale, la communication du Crous aux électeurs des candidatures et professions de foi, au moins quinze jours avant le scrutin ;
• l’emplacement des postes réservés aux étudiants n’ayant pas accès à Internet ;
• les modalités de fonctionnement du centre d’appel prévu pour l’aide des étudiants durant la période de vote ;
• la proclamation des résultats.

Le recteur de région académique est en outre compétent pour déterminer, à l’issue du processus, les montants versés aux listes de candidats au titre de la contribution aux frais de campagne.

B. Le réseau des œuvres universitaires et scolaires

Le Centre national des œuvres universitaires et scolaires

Le Centre national des œuvres universitaires et scolaires (Cnous) apporte son appui aux Crous pour l’organisation des élections.

Il coordonne le groupement de commandes ayant pour objet la conception, la gestion et la maintenance du système de vote électronique par Internet déléguées pour le scrutin à un prestataire externe : l’entreprise LegaVote. Il missionne et suit les travaux de l’expert indépendant en charge de produire le rapport d’audit de la solution de vote retenue.

Le Cnous met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le Cnous est de même chargé de la transmission aux électeurs des moyens d’authentification à la plateforme de vote et des moyens de vote via le prestataire de vote électronique. Il transmet également les modalités de mise en œuvre du droit d’accès et de rectification relatif aux données personnelles.

Les centres régionaux des œuvres universitaires et scolaires

Les Crous sont chargés de procéder aux opérations électorales, sous la responsabilité du recteur de région académique.

Ils siègent dans les commissions électorales et les bureaux de vote électronique.

Les Crous sont chargés de l’instruction des réclamations concernant l’inscription des électeurs et des candidats sur les listes électorales et de candidatures, des demandes de droit d’accès et de rectification des données personnelles, du dépôt des listes.

Par l’intermédiaire du prestataire de vote, les Crous sont chargés de communiquer aux électeurs les candidatures et professions de foi sur autorisation du recteur de région académique et dans les délais prévus dans les textes réglementaires. Ces dernières sont également affichées, par tout moyen (publication en ligne et par voie d’affichage), dans les Crous.

Les Crous veillent à assurer la mise à disposition d’un poste informatique pour les électeurs n’ayant pas accès à Internet.

Ils mettent en place un centre d’appel afin d’aider les électeurs sur la durée du scrutin selon les modalités définies par arrêté rectoral.

Enfin, les Crous font procéder par le prestataire et à la demande du recteur de région académique à la destruction des fichiers de vote conservés par le recteur de région académique. Sont toutefois conservés les listes de candidats avec déclarations de candidatures et professions de foi, les procès-verbaux de l’élection ainsi que les actes de nomination des membres des bureaux de vote.

C. La commission électorale

Ses missions

Chaque scrutin propre à l’élection des représentants des étudiants au conseil d’administration du Crous donne lieu à la constitution d’une commission électorale. Elle a un rôle consultatif d’appui du recteur de région académique dans le cadre de sa compétence organisationnelle des élections et veille au bon déroulement de ces dernières.

Elle est notamment consultée par le recteur de région académique sur :

1. l’institution de collèges électoraux regroupant un ou plusieurs départements, et la répartition du nombre de sièges entre chacun d’entre eux, lorsque la répartition géographique des étudiants dans le ressort du Crous le justifie ;
2. l’emplacement et la durée de mise à disposition des postes réservés pour les électeurs ne disposant pas d’un accès à un poste informatique ;
3. l’éventuel refus de listes de candidats dans le cadre des conditions fixées par l’article du Code de l’éducation ;
4. les modalités d’organisation de la campagne électorale.

Elle peut également être consultée sur le dispositif prévu en matière de communication pour les élections et est informée du dispositif retenu pour l’organisation effective du scrutin.

Sa composition

La commission électorale est présidée par le recteur de région académique ou son représentant. Ses membres sont désignés par arrêté du recteur de région académique publié sur le site du Crous.

Cette commission est composée :

• d’un étudiant au maximum proposé par chaque organisation représentative au niveau national au Conseil national de l’enseignement supérieur et de la recherche (Cneser) ou au conseil d’administration du Cnous. Il convient, dans la mesure du possible, de désigner un représentant par organisation étudiante nationale représentative (Unef, UNI, Fage, Union) et le cas échéant :
  • d’un représentant par organisation locale siégeant au sein du conseil d’administration du Crous lorsque les organisations locales ne sont pas représentées par les organisations représentatives nationales ;
  • d’un représentant par liste déposée si celle-ci n’est pas déjà représentée par les organisations représentatives (après l’enregistrement des listes de candidats, le recteur de région académique désigne, le cas échéant, de nouveaux membres parmi les candidats pour assurer la représentation, au sein de la commission, de chacune des listes enregistrées) ;
• d’autant de représentants de l’administration, afin de maintenir la parité (nombre égal de représentants de l’administration et d’étudiants), du Crous.

Pour chaque représentant titulaire est désigné un suppléant.

D. Les bureaux de vote électronique

La détermination de la liste des bureaux de vote

Les bureaux de vote électronique ainsi que leur composition sont institués, pour chaque scrutin, par arrêté du recteur de région académique.

Lorsqu’un collège électoral est institué au niveau d’un ou de plusieurs départements, un bureau de vote électronique par collège et un bureau de vote électronique centralisateur au niveau du Crous sont créés.

La composition du bureau de vote

Le bureau de vote et, le cas échéant, le bureau de vote centralisateur, comprennent un président, représentant du recteur de région académique, un secrétaire, représentant de l’administration du Crous, et un représentant titulaire de chacune des listes de candidats aux élections.

En cas d’absence ou d’empêchement, le président est remplacé par le secrétaire. Par ailleurs, pour chaque représentant titulaire d’une liste de candidats, est désigné un représentant suppléant.

La composition des bureaux de vote électronique est fixée par arrêté du recteur de région académique, une fois la liste des candidats arrêtée. Cet arrêté est publié sur le site du Crous.

Les missions du bureau de vote

Les membres des bureaux de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral. Ils peuvent consulter les éléments relatifs aux taux de participation et la liste des émargements des électeurs ayant voté à l’aide des identifiants électroniques qui leur ont été communiqués.

Ils assurent une surveillance effective du processus électoral et en particulier de l’ensemble des opérations de préparation du scrutin, des opérations de vote, de l’émargement des électeurs ayant voté et des opérations de dépouillement des suffrages exprimés. À ce titre, le bureau de vote peut solliciter l’appui de la cellule d’assistance technique. Pendant toute la durée du scrutin, les membres du bureau de vote doivent être en mesure d’effectuer des contrôles de l’intégrité du système.

La réglementation citée en référence prévoit la formation des membres des bureaux de vote au système de vote électronique au moins un mois avant le début du scrutin, soit au plus tard le 6 janvier 2024. Cette formation des membres des bureaux de vote sera réalisée par les Crous.

Pour se conformer à cette disposition, les représentants de listes désignés par ces dernières, membres potentiels desdits bureaux, seront systématiquement formés, sans attendre la publication des arrêtés de nomination des membres des bureaux de vote. Dans le cas où un membre de bureau de vote serait nommé après la session de formation principale, il reviendra aux membres des bureaux de vote déjà formés de former le nouveau membre.

II. Expertise indépendante et cellule d’assistance technique

A. L’expert indépendant

Afin de garantir la conformité de l’outil de vote aux recommandations de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil), liées notamment à l’anonymat du vote et à la protection des données, un expert indépendant est désigné par le Cnous.

Il a accès aux codes sources de chaque système de vote, aux mécanismes de scellement et de chiffrement ainsi qu’aux échanges réseaux. Il a également accès aux différents locaux où s’organisent les élections ainsi qu’aux locaux du prestataire en charge de la conception, de la gestion et de la maintenance du système de vote.

Il rédige un rapport d’expertise qui est tenu à la disposition de la Cnil et est communiqué aux organisations étudiantes ayant déposé une candidature au scrutin.

B. La cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique est mise en place par le Cnous durant toutes les opérations électorales.

Elle est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique et apporte une assistance fonctionnelle et une assistance technique aux Crous.

Dans le cadre de leurs missions et durant toute la durée des scrutins, les bureaux de vote électronique ainsi que l’expert indépendant peuvent recourir à la cellule d’assistance technique.

Elle est composée d’agents du Cnous et des représentants du prestataire en charge de la conception, de la gestion et de la maintenance du système de vote de la plateforme de vote.

La cellule d’assistance technique, disponible du mardi au mercredi de 9 h 00 à 18 h 00 et le jeudi de 9 h 00 à 17 h 00, est joignable par téléphone : 01.71.22.99.55 ou par mail (vote-electronique@cnous.fr).

En dehors de ces horaires, il pourra être répondu à des urgences à un numéro de téléphone distinct.

III. Listes et collèges électoraux et listes de candidats

A. Les collèges électoraux regroupant un ou plusieurs départements

Lorsque la répartition géographique des étudiants dans le ressort du centre régional le justifie, le recteur de région académique peut instituer plusieurs collèges électoraux regroupant un ou plusieurs départements.

La liste de ces collèges et le nombre de sièges attribués à chacun d’entre eux sont arrêtés par le recteur de région académique et publiés sur le site du Crous.

B. La constitution des listes électorales

L’arrêt des listes électorales est prévu en deux temps, ce qui nécessite la prise de deux arrêtés du recteur de région académique.

La liste électorale initiale

La liste électorale initiale intègre pour chacun des Crous :

• les étudiants assujettis à la contribution de vie étudiante et de campus (CVEC) (contributeurs et exonérés). La liste de ces étudiants est remontée au Crous par les établissements d’inscription au plus tard le 20 novembre 2023. Le Crous la transmet ensuite au recteur de région académique afin d’intégrer les étudiants y figurant à la liste électorale. De même, les rectorats seront chargés de relancer les établissements avec un nombre important d’électeurs potentiels n’ayant pas déposé de listes. Les Crous communiqueront des éléments d’information aux rectorats à cette fin.
• les étudiants et les élèves inscrits dans une classe d’un établissement public ou privé sous contrat du second degré dans laquelle est dispensé un enseignement post-baccalauréat (BTS notamment). Les recteurs d’académie devront contacter les lycées publics et privés sous contrat concernés afin que ces derniers leur communiquent les listes des étudiants et élèves concernés ainsi que leurs coordonnées. Doivent ainsi être communiqués le numéro Uairne du lycée, l’identifiant national élève (numéro INE), le genre, le nom et le prénom de l’étudiant, sa date de naissance, son mail, son téléphone (cette dernière donnée étant facultative). Les étudiants qui ne sont pas inscrits dans un lycée public ou privé sous contrat (ex : lycée privé hors contrat) ne sont pas intégrés aux listes initiales.

Les listes électorales initiales sont arrêtées par le recteur de région académique au plus tard le 30 novembre 2023. Ces listes mises à disposition des électeurs comportent le nom du Crous, les nom, prénoms, genre et établissement d’inscription de chaque étudiant.

Elles mentionnent, le cas échéant, le collège électoral dans le cadre duquel est organisé le scrutin.

Chaque électeur peut consulter ses informations personnelles en se connectant sur messervices.etudiant.gouv.fr. Les électeurs pourront consulter l’ensemble de la liste qui est affichée sur support papier ou numérique dans les locaux du Crous. Cet affichage comprendra seulement le collège d’inscription de chaque étudiant, son genre, son nom, son ou ses prénoms et son établissement, sans l’INE.

La rectification des listes électorales et la demande d’inscription de nouveaux électeurs

Les étudiants peuvent vérifier leur inscription et, le cas échéant, présenter une demande d’inscription via le portail numérique messervices.etudiant.fr en justifiant leur identité et leur qualité d’électeur du 30 novembre jusqu’au 17 janvier 2024 à midi. Sont notamment concernés :

• les étudiants qui ne sont pas inscrits dans un établissement d’enseignement supérieur (qui ne sont pas assujettis à la CVEC) ou dans un lycée public ou privé sous contrat (qui ne sont pas identifiés par les rectorats dans le cadre de l’établissement des listes initiales) ;
• les étudiants en établissement d’enseignement supérieur qui n’auraient pas été identifiés par leur établissement dans le cadre de la remontée des listes CVEC ;
• les étudiants en formation initiale inscrits dans une formation conduisant à une certification professionnelle inscrite aux niveaux 5 à 8 du cadre national des certifications professionnelles défini à l’article D. 6113-19 du Code du travail (exemple : étudiant inscrit uniquement auprès d’un centre de formation des apprentis, hors établissement d’enseignement supérieur et lycée).

Dans ce même délai, des réclamations peuvent être formulées selon les mêmes moyens et modalités pour toute erreur figurant sur la liste électorale.

Les étudiants ne disposant pas d’un accès à un ordinateur peuvent présenter la demande d’inscription sur les listes électorales par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au directeur général du Crous, en justifiant leur identité et leur qualité d’électeur du 30 novembre 2023 au 8 janvier 2024. L’instruction des réclamations est effectuée par le Crous.

Publication et affichage des listes électorales rectificatives

Les listes électorales rectificatives sont arrêtées le cas échéant par le recteur de région académique au plus tard le 17 janvier 2024 à minuit. Chaque électeur peut consulter ses informations personnelles en se connectant sur messervices.etudiant.gouv.fr. Les électeurs pourront consulter l’ensemble de la liste qui est affichée sur support papier ou numérique dans les locaux du Crous. Cet affichage comprendra seulement le collège d’inscription de chaque étudiant, son genre, son nom et ses prénoms, son établissement d’inscription, sans l’INE.

Les listes électorales mentionnent, le cas échéant, le collège électoral dans le cadre duquel est organisé le scrutin.

Il est à noter que toute formulation dans les listes électorales indiquant le prénom donné à la naissance et le prénom d’usage choisi, tel que « Mathias dite Maïa », sont à proscrire ; il faut uniquement retenir le prénom figurant sur le justificatif de scolarité.

C. Les listes de candidats

La composition des listes de candidats

Pour être déclarées valides, les listes de candidats doivent remplir les conditions suivantes :

• nombre de candidats égal au double des sièges à pourvoir ;
• composition alternative d’un candidat de chaque genre tel que mentionné sur le justificatif de scolarité de l’étudiant ;
• trois candidats maximum dans la première moitié de la liste issus d’une même composante d’université ou inscrits dans un même établissement si celui-ci n’est pas une université.

Les listes doivent en outre préciser les candidats désignés (titulaire et suppléant) pour siéger au sein de la commission électorale d’une part et du bureau de vote électronique d’autre part. Elles doivent également déposer une profession de foi et de manière facultative un logo et ses éventuels soutiens dans le cadre du scrutin.

Lorsque des collèges électoraux regroupant un ou plusieurs départements sont institués, les listes de candidats sont constituées par collège.

Pour chaque liste et dans la limite du nombre des sièges qu’elle obtient, il est procédé à la nomination des titulaires et à la nomination d’un nombre identique de suppléants, dans l’ordre de présentation des candidats de la liste.

Le dépôt et la vérification des listes de candidats et des professions de foi

Les listes de candidats (sous format papier exclusivement) sont déposées physiquement, par un des candidats ou un membre de la même organisation mandaté par la tête de liste, dans les locaux du Crous spécifiés dans les arrêtés rectoraux, en échange d’un accusé de réception listant les pièces fournies au plus tard le 17 janvier à midi.

L’accusé de réception, signé par le déposant et le Crous, ne préjuge pas de la validité de la liste déposée. L’accusé de réception ne saurait en aucun cas constituer un certificat de conformité de la liste de candidats. Celui-ci ne fait que récapituler l’ensemble des pièces déposées ainsi que les date et heure de réception.

Le formulaire de dépôt d’une liste doit être accompagné d’un formulaire de déclaration de candidature individuel signé par chaque candidat. Les formulaires de déclaration de candidature, une fois imprimés, doivent comporter la signature manuscrite originale du candidat.

Le formulaire doit être accompagné des pièces justificatives attestant du statut d’étudiant (photocopie de la carte d’étudiant ou certificat de scolarité dans l’enseignement supérieur attestant de son statut d’étudiant).

Nul ne peut être candidat sur plus d’une liste.

Lors du dépôt de la liste, les candidats indiquent également (formulaire de dépôt de liste) :

1. deux représentants de la liste qui ont vocation à être désignés respectivement titulaire et suppléant au sein du bureau de vote électronique ;
2. le cas échéant, deux représentants de la liste qui ont vocation à être désignés respectivement titulaire et suppléant au sein de la commission électorale dans le cas où la liste ne disposerait pas déjà de représentants dans la commission électorale au titre des organisations représentatives nationales ou locales.

Les candidats déposent également, le cas échéant, les déclarations de soutien et le logo qu’ils souhaitent voir figurer sur la liste de candidature. Ce logo, de format numérique, doit être de préférence carré (50 x 50 pixels), sans fond blanc et sous format numérique, PNG de préférence, ou JPEG, BMP, GIF.

Les professions de foi sont déposées sous formes numérique, sous format PDF, et papier, au format A4 recto-verso.

L’ensemble de ces éléments sont déposés dans le même délai que les listes de candidats. Les fichiers numériques sont remis lors du dépôt de liste sur un support de type clé USB.

Vérification

Le recteur de région académique procède à la vérification des listes de candidats. Il s’assure également que les candidats figurent bien sur les listes électorales.

Toute liste incomplète sera refusée et déclarée invalide.

Le recteur de région académique adresse un récépissé de validité de la liste de candidats au représentant de celle-ci. Le récépissé précise que la validité vaut sous réserve du maintien de l’ensemble des candidats inscrits sur la liste de candidature.

Dans le cas contraire, le recteur de région académique peut, par une décision motivée et après avis de la commission électorale qu’il réunit à cette fin, refuser l’enregistrement des listes qui ne répondent pas aux conditions réglementaires ou qui comportent un ou plusieurs candidats inéligibles.

Les listes valides de candidats sont fixées par un arrêté du recteur de région académique, lequel est publié au plus tard le 18 janvier 2024 à midi sur le site du Crous.

Les Crous transmettent au Cnous, via l’adresse email vote-electronique@cnous.fr et dès publication de l’arrêté du recteur de région académique, les listes de candidats validées ainsi que leurs professions de foi, leurs logos et, le cas échéant, les éventuels soutiens ainsi que les pièces recueillies lors du dépôt (formulaires, justificatifs).

La transmission et l’affichage des listes de candidats et des professions de foi

Les listes valides de candidats ainsi que les professions de foi sont transmises aux électeurs par voie électronique au moins quinze jours avant le premier jour du scrutin, soit au plus tard le 22 janvier 2024.

Les listes de candidats et les professions de foi sont affichées, par ordre aléatoire, dans les locaux du Crous à un emplacement accessible au public.

IV. Transmission du matériel de vote

Principe

Chaque électeur reçoit au plus tard le 22 janvier 2024 par la plateforme de vote une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales et un code de vote lui permettant de participer au scrutin cité en référence. Ils lui sont adressés par voie électronique.

La notice d’information est également disponible sous format papier dans les Crous pour tout électeur.

L’électeur s’authentifie sur la plateforme de vote avec son compte mes.services.etudiant.gouv.fr en saisissant son identifiant et son mot de passe, complétés par les éléments d’authentification transmis par la plateforme de vote par voie électronique et sa réponse à la question secrète, ce qui lui permet d’accéder au scrutin pour lequel il est inscrit et de voter.

Disposition en cas de perte ou de dégradation de son code de vote

En cas de perte ou de dégradation de son code de vote, l’électeur renseigne une demande de réattribution via un formulaire disponible sur la plateforme de vote ou contacte le centre d’appel téléphonique mis à disposition par le Crous.

Le nouveau code de vote est envoyé à une adresse électronique connue ou renseignée par l’électeur, après avoir vérifié que l’électeur n’a pas déjà voté.

V. Répartition des clefs de chiffrement et scellement du système de vote

La répartition des clés de chiffrement

Les clés de chiffrement permettent à leurs détenteurs de s’assurer de l’intégrité de l’outil de vote et de procéder aux opérations électorales, dont le dépouillement. Elles permettent le chiffrement et le déchiffrement du système de vote électronique.

Elles sont détenues par les membres du bureau de vote électronique ou, le cas échéant, du bureau de vote centralisateur. Chaque clé est attribuée selon une procédure garantissant aux attributaires qu’ils sont seuls détenteurs du mot de passe associé à la clé qui leur est personnellement attribuée.

Les clés de chiffrement sont attribuées aux membres des bureaux de vote électronique dans les conditions suivantes :

1. Une clé pour le président ;
2. Une clé pour le secrétaire ;
3. Deux clés distinctes pour deux délégués (titulaire et suppléant) désignés par chacune des listes de candidats aux élections.

Lorsqu’un bureau de vote centralisateur est constitué, ses membres détiennent les clés de chiffrement. Elles leur sont attribuées dans les conditions suivantes :

1. Une clé pour le président ;
2. Une clé pour le secrétaire ;
3. Deux clés distinctes pour deux délégués représentant chaque bureau de vote électronique regroupé au sein du bureau de vote électronique centralisateur (et non chaque liste de candidats).

Le processus d’attribution des clés de chiffrement est achevé lorsque tous les bureaux de vote électronique sont représentés dans le bureau de vote électronique centralisateur.

Il convient de signaler que les clés de chiffrement sont conservées sous la responsabilité de chacun des détenteurs.

Par ailleurs, les personnels techniques chargés du déploiement et du bon fonctionnement du système de vote électronique ne peuvent détenir les clés de chiffrement (article 7 de l’arrêté cité en référence).

Scellement du système de vote

La séance au cours de laquelle il est procédé à l’établissement et à la répartition des clés de chiffrement (cérémonie d’ouverture) est ouverte aux électeurs par visioconférence via un lien publié sur le site Internet de chaque Crous quinze jours avant le scrutin.

Avant le début des opérations de scellement, il est procédé, sous le contrôle du président du bureau de vote et des représentants de liste, à des tests du système de vote électronique et du système de dépouillement lors de la réunion de contrôle et scellement de chaque plateforme de vote, conformément à leur description dans le mode opératoire transmis à l’attention des membres des bureaux de vote.

Avant le début du scrutin, le bureau de vote électronique :

1. procède à l’établissement et à la répartition des clés de chiffrement ;
2. vérifie que les composantes du système de vote électronique ayant fait l’objet d’une expertise n’ont pas été modifiées et s’assure que les tests ont été effectués ;
3. vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés de chiffrement délivrées à cet effet ;
4. procède au scellement du système de vote électronique, de la liste des candidats, de la liste des électeurs, des heures d’ouverture et de fermeture du scrutin ainsi que du système de dépouillement.

Le scellement est effectué par la combinaison d’au moins deux clés de chiffrement, dont celle du président du bureau de vote ou de son représentant et celle d’au moins un délégué de liste.

Avant le début du scrutin, les clés de chiffrement sont remises aux présidents des bureaux de vote électronique et des bureaux de vote électronique centralisateurs, puis aux autres membres de ces mêmes bureaux. Les clés de chiffrement sont conservées sous la responsabilité de chacun des détenteurs.

L’ordre d’affichage des listes sur la plateforme de vote est aléatoire.

VI. Opérations de vote

La nécessité de prévoir des postes réservés

Des postes dédiés à l’exercice du suffrage et garantissant l’anonymat, la confidentialité et le secret du vote sont aménagés au sein des locaux du Crous, sous la responsabilité de son directeur général.

Tout électeur qui se trouve dans l’incapacité de recourir au vote électronique à distance peut utiliser les postes mis à sa disposition. Dans le cas où l’électeur est dans l’incapacité d’utiliser lui-même le poste mis à sa disposition, il peut se faire assister par la personne de son choix (il n’y a pas d’obligation à ce que cette personne soit elle-même un électeur). Les membres du bureau de vote s’assurent que les conditions nécessaires à l’anonymat, à la confidentialité et au secret du vote soient respectées.

Le recteur de région académique définit par arrêté publié au plus tard le 30 novembre 2023 l’emplacement et les horaires de mise à disposition des postes réservés pour les électeurs ne disposant pas d’un accès à un poste informatique pendant le scrutin.

Le recteur de région académique doit obligatoirement consulter les commissions électorales concernant l’emplacement et la durée de mise à disposition des postes réservés pour les électeurs ne disposant pas d’un accès à un poste informatique.

La mise en place des postes en libre-service impose de prendre au moins les précautions suivantes :

• un environnement isolé : l’environnement autour de chaque poste doit être suffisamment dégagé afin que l’électeur puisse voter sans avoir à demander à quiconque de ne pas regarder son vote ;
• un poste avec un simple compte utilisateur, sans droit administrateur spécifique ;
• un anti-virus à jour, afin que le poste soit exempt de tout virus ou logiciel malveillant ;
• un navigateur à jour.

Les critères d’implantation des postes de vote électronique sont les suivants :

• Pour toute commune comptant à la fois une structure du Crous et au moins 5 000 étudiants y effectuant leurs études, un poste doit être prévu.
• Lorsque, dans l’ensemble d’un collège électoral, aucune ville ne compte 5 000 étudiants y effectuant leurs études, un poste de vote est prévu pour l’ensemble du collège.
• Pour les communes comptant plus de 5 000 étudiants, un poste de vote supplémentaire est prévu pour chaque tranche complète de 20 000 étudiants supplémentaires.

Les postes de vote sont accessibles dans le cadre des horaires habituels de service.

Dans les locaux où seront implantés les postes réservés, l’administration sera présente ou représentée en permanence par un agent dans le cadre des horaires habituels du service.

Le vote

L’électeur se connecte au système de vote en utilisant ses identifiant et mot de passe de son compte messervices.etudiant.gouv.fr, le code de vote mentionné à l’article 13 du présent arrêté et la réponse à la question secrète. Il exprime puis valide son vote.

Le vote blanc est possible.

Le vote doit apparaître clairement à l’écran avant validation et doit pouvoir être modifié avant validation.

La validation rend définitif le vote et interdit toute modification ou suppression ultérieure du suffrage exprimé.

La transmission du vote et l’émargement horodaté de l’électeur font l’objet pour le scrutin qui lui est attribué d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

L’accompagnement des électeurs avec un centre d’appel téléphonique

Un centre d’appel téléphonique, accessible pendant toute la durée du scrutin et de 9 h 00 à 17 h 00 (heures locales) par appel non surtaxé, est mis en place par le Crous afin d’aider l’électeur dans l’accomplissement des opérations électorales pendant toute la durée du scrutin.

Un arrêté du recteur de région académique publié au plus tard le 30 novembre 2023, sur le site du Crous, définit les modalités de fonctionnement du centre d’appel.

La sécurité du déroulement du scrutin et les dispositions en cas d’altération des données

Durant la période de déroulement du scrutin, la liste d’émargement et l’urne électronique font l’objet d’un procédé garantissant qu’elles ne peuvent être modifiées respectivement que par l’ajout d’un émargement et par l’ajout d’un bulletin, qui émanent d’un électeur authentifié et dont l’intégrité est assurée.

Durant la même période :

1. les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs et le contenu de l’urne sont inaccessibles ;
2. la liste d’émargement et le compteur des votes ne sont accessibles qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin ;
3. aucun résultat partiel ne peut être comptabilisé.

Les interventions sur le système de vote sont réservées aux seules personnes chargées de la gestion et de la maintenance de ce système. Elles ne peuvent avoir lieu qu’en cas de risque d’altération des données. Un dispositif technique garantit que les bureaux de vote sont immédiatement tenus informés des interventions sur le système de vote ainsi que des mesures prises pour remédier au dysfonctionnement ayant motivé l’intervention. Le système conserve la trace de cette intervention.

En cas d’altération des données résultant notamment d’une panne, d’une infection virale ou d’une attaque du système par un tiers, le bureau de vote électronique ou, lorsqu’il est institué, le bureau de vote électronique centralisateur est compétent pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde.

Le recteur de région académique est informé sans délai de toute difficulté par le président du bureau de vote électronique ou, le cas échéant, par le président du bureau de vote électronique centralisateur.

Le bureau de vote électronique compétent peut procéder à la suspension, à l’arrêt ou à la reprise des opérations de vote électronique après autorisation du recteur de région académique.

VII. Clôture du scrutin et conservation des fichiers supports

Heure de clôture du scrutin

Après le 8 février 2024 à 17 h 00, aucune procédure de vote ne peut être lancée.

Toutefois, l’électeur connecté sur le système de vote avant l’heure de clôture peut valablement mener à son terme la procédure de vote jusqu’à 17 h 15.

À 17 h 15 (au plus tard), le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs, dans des conditions garantissant la conservation des données.

La séance relative au dépouillement est ouverte aux électeurs par visioconférence. Le lien relatif à cette visioconférence sera publié sur le site du Crous quinze jours au moins avant sa tenue.

Dépouillement des résultats

La présence du président du bureau de vote ou de son représentant et d’au moins deux délégués de liste parmi les détenteurs de clés est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Lorsqu’une seule liste a été déposée pour un scrutin, les clés du président, d’un délégué de liste et du secrétaire autorisent le dépouillement.

Le bureau de vote contrôle, avant le dépouillement, le scellement du système.

Les membres du bureau de vote électronique qui détiennent les clés de chiffrement procèdent publiquement à l’ouverture de l’urne électronique en activant les clés de chiffrement. La présence du président du bureau de vote électronique ou, le cas échéant, celle du président du bureau de vote électronique centralisateur est indispensable pour procéder au dépouillement des suffrages exprimés.

Le décompte des voix obtenues par chaque liste de candidats apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal mentionné ci-dessous.

Le bureau de vote contrôle que la somme des suffrages exprimés et des votes blancs émis par voie électronique correspond au nombre de votants de la liste d’émargement électronique.

Le secrétaire du bureau de vote électronique établit un procès-verbal, contresigné par les autres membres du bureau, dans lequel sont consignés les constatations faites au cours des opérations de vote et, le cas échéant les événements survenus durant le scrutin et les interventions effectuées sur le système électronique de vote, ainsi que les résultats du vote électronique par Internet. Lorsqu’un bureau de vote électronique centralisateur est institué, il établit un procès-verbal dans lequel sont consignées les constatations faites par les bureaux de vote électronique.

Le système de vote électronique est scellé après la décision de clôture du dépouillement prise par le président du bureau de vote.

Le scellement interdit toute reprise ou modification des résultats. Toutefois, la procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau si nécessaire.

Proclamation des résultats

Les commissions électorales se réunissent au plus tard le 9 février 2024 pour préparer la proclamation des résultats.

Les résultats sont proclamés par arrêté du recteur de région académique au plus tard le 9 février 2024 et sont mis en ligne sur le site du Crous.

Il convient d’adresser les résultats définitifs de ces élections en utilisant le modèle fourni au fur et à mesure qu’ils seront connus à l’adresse mail suivante : vote-electronique@cnous.fr.

Pour chaque liste, il est procédé, dans la limite du nombre des sièges obtenus par celle-ci, à la nomination des titulaires et à la nomination d’un nombre identique de suppléants, dans l’ordre de présentation des candidats de la liste.

Contestation et recours

Tout électeur peut contester les résultats en invoquant l’irrégularité ou la nullité des opérations électorales. Le recteur de région académique doit être saisi dans le délai de deux mois suivant la proclamation des résultats de l’élection.

En application des articles R. 421-1 et R. 421-2 du Code de justice administrative, le tribunal administratif du ressort à l’intérieur duquel se trouve le siège du Crous peut ensuite être saisi dans le délai de deux mois à compter de la décision de rejet du recteur de région académique de la demande d’annulation émanant de l’électeur.

Cette dernière peut prendre la forme d’une décision explicite de rejet ou d’une décision implicite de rejet en l’absence de réponse pendant deux mois à compter de la réception de la demande d’annulation en application de l’article L. 231-4 du Code des relations entre le public et l’administration (article 19 de l’arrêté cité en référence).

Conservation des fichiers par le recteur de région académique

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde ainsi que les fichiers qui conservent, dans les conditions prévues au dernier alinéa de l’article 18, la trace des interventions sur le système sont conservés sous scellé par le recteur de région académique pendant un délai de deux ans, dans les conditions fixées aux articles L. 212-2 et L. 212-3 du Code du patrimoine et au e) de l’article 5 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

Au terme de ce délai de deux ans, sauf lorsqu’une action contentieuse a été engagée, le Crous procède ou fait procéder par le prestataire, à la demande du recteur de région académique, à la destruction des fichiers mentionnés au premier alinéa. Seuls sont conservés les listes de candidats avec déclarations de candidatures et professions de foi, les procès-verbaux de l’élection ainsi que les actes de nomination des membres des bureaux de vote.

VIII. Financement de la campagne électorale

À l’issue des opérations électorales, une contribution aux frais de propagande est forfaitairement attribuée par décision du recteur de région académique aux listes de candidats ayant obtenu au moins 5 % des suffrages exprimés ou un siège, sur présentation des pièces justificatives des dépenses dans un délai de trois mois à compter de la publication des résultats.

Les dépenses prises en compte doivent concerner les frais de propagande engagés à partir de la publication de l’arrêté du recteur de région académique relatif aux listes de candidats.

Le financement de cette mesure est assuré par chaque Crous à hauteur de 0,02 € par électeur inscrit sur la liste électorale, sous réserve des pièces justifiant des dépenses à cette hauteur.

Par exemple, pour un collège électoral pour lequel 70 000 étudiants sont inscrits, la contribution versée à chacune des listes sera de 1 400 € maximum, sous réserve de la production des pièces justifiant des dépenses engagées.

Lorsque les modalités de calcul susmentionnées déterminent un financement potentiel inférieur à 1 000 € par liste de candidats, le montant du plancher est porté à 1 000 €.

Par exemple, un collège électoral de moins de 5 000 étudiants ne permet arithmétiquement pas d’atteindre les 1 000 € (0,02 € x 5 000 étudiants = 100 €). Aussi, toute liste de candidats relevant d’un tel collège et ayant atteint les 5 % des suffrages ou remporté au moins un siège verra, à condition de la transmission de pièces justifiant une dépense à cette hauteur, sa contribution portée à 1 000 €.