Recrutement de l'administrateur / administratrice de la Maison Irène et Frédéric Joliot-Curie

Fiche de poste

Gérée conjointement par France Universités et le CNRS pour le compte de la CDEFI, du CEA, de l’IFREMER, d’INRAE, d’INRIA, de l’INSERM, de l’IRD, de l’IRSN, de l’ONERA et de l’université Gustave Eiffel, et plus généralement de l’ensemble de ses membres permanents, rattachés ou associés, la Maison Irène et Frédéric Joliot-Curie, plateforme française de la science et de l’innovation à Bruxelles, a une double mission d’hébergement et d’animation de séminaires et de colloques. Elle gère toute activité d’initiative interne et externe pouvant concourir à renforcer la présence et la visibilité de la science française auprès des instances européennes. 

Le conseil de surveillance de la Maison définit les orientations stratégiques, approuve la programmation annuelle et les actions de communication y afférentes. Le Conseil d’administration est chargé de décliner en actions les orientations stratégiques définies par le Conseil de surveillance, notamment de valider la programmation annuelle et la liste des événements labellisés. 
L’administratrice ou l’administrateur mettra en œuvre le programme d’activités annuel au travers des tâches administratives, comptables et logistiques qui lui sont confiées et devra veiller au bon fonctionnement de la plateforme.

Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du délégué général de France Universités, elle/il sera au contact quotidien des représentants des membres permanents de la Maison, et en liaison avec les responsables des affaires européennes des membres rattachés ou associés.

Elle/il sera notamment amené(e) à assurer la :

Gestion administrative

• Organiser, coordonner et superviser le fonctionnement régulier et continu des services rendus par la Maison
• Planifier les activités des membres de la Maison
• Assurer la liaison avec les correspondants administratifs et financiers des membres permanents, rattachés ou associés de la Maison
• Organiser les réunions des instances de la Maison (calendrier, envoi des convocations, rédaction des comptes rendus, procès-verbaux, etc.)
• Négocier les contrats et les conventions en liaison avec les partenaires et veiller à la valorisation des activités
• Veiller à l'application de la politique en matière de santé et sécurité au travail et en contrôler la mise en œuvre

Gestion des événements / des publications

• Gérer le planning de réservation des salles de réunion
• Accompagner l’organisation des événements allant du lancement, de l’installation à la clôture (Envois des invitations/ mise en place de l’événement/accueil des prestataires et participants)
• Assister la CPU dans son rôle de direction de la publication, et s'assurer du relais des informations en interne

A ce titre il ou elle pourra être assisté(e) d’une personne chargée de la communication et coopérera au quotidien avec les personnels hébergés dans la maison ainsi que leurs partenaires.

Gestion financière

• Participer à l’élaboration du budget et assurer la gestion des dépenses
• Piloter les achats.

Cette fonction offre une grande variété dans les tâches, les responsabilités mais également dans les relations. Ce poste peut constituer un réel enrichissement en début ou en cours de carrière. Cette nouvelle plateforme est amenée à évoluer tout comme les tâches qui seront proposées.

Profil

• Possession d’un Master ou équivalent
• Maîtrise l’anglais. La connaissance d’autres langues est un atout
• Expérience d’au moins 2 ans dans une fonction similaire (Office Manager)
• Connaissance des affaires européennes, de l’écosystème bruxellois
• Expérience au sein d’un ministère français est appréciée

Qualités

• Capacité à faire preuve d’une grande organisation et d’un sens des priorités
• Capacité de planification et d’animation
• Autonomie, réactivité, résilience
• Excellent sens du relationnel

Le contrat proposé est conclu pour une durée indéterminée avec une période d’essai de 6 mois.