La gestion de l'alternance dans les universités

Une organisation complexe

Au sein de l'université, trois personnes sont en charge du bon déroulement de l'alternance :

• le responsable des relations entreprises, qui s'occupe principalement des contrats et du suivi de la présence des étudiants
• le directeur de la formation
• le tuteur pédagogique, qui suit l'étudiant tout au long de son parcours en alternance

Si l'étudiant, dans l'entreprise, est principalement en relation avec son maître d'apprentissage (appelé parfois "tuteur de l'entreprise"), il peut être en contact avec le responsable alternance au sein du département R.H. qui s'occupe des aspects administratifs de l'alternance, mais il peut avoir aussi, selon les entreprises, un tuteur professionnel placé à un échelon plus élevé dans la hiérarchie.

Le déroulement de l'alternance n'est pas toujours aisé car les attributions des uns et des autres ne sont pas toujours formalisées par écrit.

Le volet de formation générale et technologique dispensée pendant la période d'apprentissage doit s'inscrire dans le schéma institutionnel suivant :

• soit l'université constitue elle-même son propre centre de formation d'apprentis (C.F.A.) ou un C.F.A. SUP en accord avec d'autres établissements d'enseignement supérieur (gestion pédagogique directe) et elle assume la responsabilité juridique, administrative et financière de l'apprentissage

• soit l'université assure une délégation pédagogique en liaison avec un C.F.A. extérieur (gestion pédagogique indirecte)

Le système de délégation universitaire se manifeste par la création de structures parallèles aux C.F.A., qui vont se substituer partiellement à ces derniers sans les supprimer, selon 2 modalités :

• quand l'université accueille de nombreuses formations en apprentissage, elle dispose d'un outil juridique approprié, la section d'apprentissage, qui lui permet d'assurer en gestion directe la responsabilité juridique, pédagogique et financière de l'apprentissage, en se substituant au C.F.A. La section d'apprentissage implique un formalisme administratif et budgétaire qui la rapproche d'un "mini-C.F.A.". Une gestion très lourde au quotidien en découle, avec de nombreuses charges de personnel et des obligations comptables. Elle rend nécessaire la conclusion de conventions de partenariat avec le conseil régional, ce qui explique les réticences des universités devant ce montage trop lourd.

• si l'université abrite un nombre raisonnable de formations en apprentissage, il n'est pas nécessaire de recourir à la section d'apprentissage, la création d'unité de formation par apprentissage (UFA) suffit et elle présente l'avantage d'avoir une gouvernance simplifiée. Contrairement à la section d'apprentissage qui est tenue de mettre en place un conseil de perfectionnement, l'UFA fonctionne avec un simple comité de liaison, interface avec le C.F.A. décisionnaire. Ce dispositif gagne en simplicité, évitant à l'université d'engager un processus de négociation avec le conseil régional.

En dernière hypothèse, si l'université privilégie une formule plus économique sans vouloir d'engagement à long terme (expérimentation pédagogique), elle conserve le droit de signer une convention avec un C.F.A. décisionnel, conformément à l'article L. 6231-3 du code du travail. Cet outil juridique allégé convient pour des actions de formation ponctuelles ou restreintes, car le C.F.A. confie à l'université une prestation en sous-traitance.

Principes du tuteur pédagogique

Les relations entre l'étudiant et l'université se font essentiellement par le biais du tuteur pédagogique. Certaines universités ont élaboré une charte du tuteur pédagogique, mais il est préférable d'indiquer les principes de base qui s'appliquent partout :

• suivre l'étudiant durant toute la période de son contrat en alternance: le tuteur doit, au cours de l'année universitaire, rencontrer un certain nombre de fois l'étudiant afin de faire le point sur le déroulement de la période en entreprise. Ces rencontres sont parfois formalisées par une fiche de suivi.
• le tuteur pédagogique peut être amené à venir sur le lieu de travail de l'apprenti et rencontrer lors d'une réunion le maître d'apprentissage et l'étudiant. Le tuteur doit s'assurer de l'intérêt des missions de l'apprenti et de son intégration dans l'entreprise.
• si l'étudiant rencontre des difficultés au cours de son alternance, le tuteur doit en référer au sein de l'université aux personnes qui s'occupent de l'alternance et plus précisément des relations avec les entreprises, et le signaler rapidement, pour éviter les ruptures de contrats d'alternance en particulier après la période d'essai de 2 mois.
• le tuteur doit accompagner l'étudiant sur la rédaction de son mémoire, valider sa problématique et participer à son évaluation lors de sa soutenance.

Encadrement pédagogique et professionnel : rôle des encadrants

Les universités et les entreprises sont souvent liées par des outils et des rendez-vous de suivi formels, qui ne doivent pas dissimuler l'essentiel, à savoir une relation personnelle régulière entre les personnes chargées d'encadrer l'apprenti (tuteur pédagogique et maître d'apprentissage). Chaque protagoniste, en université comme en entreprise, tient compte des remarques mettant en cause soit la pédagogie académique, soit la séquence professionnelle, en vue d'améliorer l'ensemble du dispositif.

Les feuilles de présence sont remplies généralement tous les mois par l'établissement d'enseignement et envoyées à l'entreprise. Toute absence non motivée ou justifiée au cours est sanctionnée par une réduction proportionnelle du salaire. En effet, le temps de présence en université est considéré comme du temps de travail.

Des réunions régulières sont prévues entre le maître d'apprentissage et le tuteur pédagogique.

Ils doivent également intervenir dans l'évaluation de l'étudiant, en se concertant préalablement.

Différents types de C.F.A.

En résumé, l'apprentissage dans les universités est porté soit par les C.F.A. du supérieur créés par les universités et les entreprises (C.F.A. SUP), soit par d'autres C.F.A. à gestion professionnelle ou consulaire. S'agissant des C.F.A. SUP, deux cas doivent être distingués soit :

Dans le cas de C.F.A. virtuels, la gestion administrative est assurée par les universités. Les cours se déroulent au sein même des universités.

Organisation du contrat de professionnalisation

Les contrats de professionnalisation sont gérés par les services de formation continue des universités en lien avec les branches professionnelles (qui recrutent)  et les organismes paritaires collecteurs agréés OPCA (qui financent). Le contrat de professionnalisation permet à l'alternant de bénéficier d'un encadrement, à la fois pédagogique et professionnel, en vue de la préparation de son diplôme (le tuteur professionnel se substituant au maître d'apprentissage).

• ils existent matériellement avec leurs locaux, leurs bâtiments et leurs équipements
• ils sont virtuels sous la dénomination "hors les murs" par souci d'économie et n'existent qu'à travers les formations.